Causación automática por proveedor
Activa la causación automática para que N1 cause solo las facturas nuevas de tus proveedores frecuentes.
¿Qué es la causación automática por proveedor?
Cuando ya has causado varias facturas de un proveedor, N1 conoce cómo las contabilizas: qué comprobante usas, qué cuentas asignas a cada ítem, qué impuestos y retenciones aplican. La causación automática aprovecha ese aprendizaje: activas la opción para un proveedor y, a partir de ahí, cada factura nueva de ese proveedor se causa sola en Siigo, sin que tengas que abrirla.
Es la continuación natural del principio de N1 (¿Qué es N1?): primero causas manualmente y la plataforma aprende; cuando ya trabaja con tus criterios, le entregas el proveedor completo.
La causación automática por proveedor está disponible actualmente para la integración con Siigo.
Requisitos
- Integración con Siigo activa: consulta Causar facturas en Siigo.
- El contacto está marcado como proveedor y guardado en Contactos.
- Saldo de causaciones disponible: cada causación automática consume del mismo saldo que una causación manual (Causaciones y suscripciones).
Cómo activarla
- Ve a Contactos en el menú lateral y abre el proveedor.
- En la ficha del contacto, busca la sección Causación Automática, con la descripción: "Causa automáticamente las facturas electrónicas nuevas de este proveedor cuando estén listas para exportar."
- Activa el interruptor Activar causación automática y haz clic en Guardar.
Puedes desactivarla en cualquier momento desde el mismo lugar.
Cómo decide N1 si causa una factura
N1 solo causa automáticamente cuando está seguro. Así lo explica la propia plataforma: "Cada vez que llega una factura nueva, se verifica si ya se conoce a este proveedor y cómo contabilizar sus ítems. Si es así, la factura se causa automáticamente. Si aún no hay suficiente certeza, la factura no se causa."
Para causar una factura sin tu intervención, N1 debe poder completar todos los datos de la exportación a partir de lo que aprendió de tus causaciones anteriores:
- Tipo de comprobante
- Forma de pago
- Cuenta o código de cada ítem
- Impuestos y retenciones
- Centro de costos (si aplica)
- Bodega (si aplica)
Si falta cualquiera de estos datos, la factura queda pendiente para que la causes tú. Ese es el mecanismo de seguridad: N1 nunca inventa una contabilización.
Qué verás en la práctica
Cuando llega una factura nueva del proveedor (por la importación DIAN, por correo o por carga manual), N1 la procesa y pocos minutos después la causa en Siigo. En la tabla de Facturas electrónicas la verás marcada como causada en la columna En Siigo, igual que si la hubieras causado tú.
Si una factura no se pudo causar automáticamente, N1 te lo notifica y la factura queda lista para causación manual. La recomendación de la plataforma: "Causa manualmente algunas de sus facturas para que el sistema aprenda y pueda causarlas de forma automática en el futuro." Cada causación manual completa los datos que faltaban.
Causación masiva como complemento
Para ponerte al día con muchas facturas acumuladas, usa la causación masiva desde la tabla de facturas: selecciona las facturas y usa la acción Causar. El asistente separa las facturas en Listas (N1 ya conoce todos los datos), Faltan datos y Ya causadas, y procesa el lote en segundo plano. Es la forma más rápida de enseñarle a N1 tus proveedores frecuentes antes de activarles la causación automática.