Causación automática por proveedor

Activa la causación automática para que N1 cause solo las facturas nuevas de tus proveedores frecuentes.

¿Qué es la causación automática por proveedor?

Cuando ya has causado varias facturas de un proveedor, N1 conoce cómo las contabilizas: qué comprobante usas, qué cuentas asignas a cada ítem, qué impuestos y retenciones aplican. La causación automática aprovecha ese aprendizaje: activas la opción para un proveedor y, a partir de ahí, cada factura nueva de ese proveedor se causa sola en tu software contable, sin que tengas que abrirla.

Es la continuación natural del principio de N1 (¿Qué es N1?): primero causas manualmente y la plataforma aprende; cuando ya trabaja con tus criterios, le entregas el proveedor completo.

La causación automática por proveedor está disponible para Siigo (Siigo Nube y Siigo Contador) y Odoo.

Requisitos

• Integración con Siigo u Odoo activa: consulta Causar facturas en Siigo, Causar en Siigo Contador o Causar facturas en Odoo.
• El contacto está marcado como proveedor y guardado en Contactos.
• Saldo de causaciones disponible: cada causación automática consume del mismo saldo que una causación manual (Causaciones y suscripciones).

Cómo activarla

1. Ve a Contactos en el menú lateral y abre el proveedor.
2. En la ficha del contacto, busca la sección Causación Automática, con la descripción: "Causa automáticamente las facturas electrónicas nuevas de este proveedor cuando estén listas para exportar."
3. Activa el interruptor Activar causación automática y haz clic en Guardar.

Puedes desactivarla en cualquier momento desde el mismo lugar.

Cómo decide N1 si causa una factura

N1 solo causa automáticamente cuando está seguro. Así lo explica la propia plataforma: "Cada vez que llega una factura nueva, se verifica si ya se conoce a este proveedor y cómo contabilizar sus ítems. Si es así, la factura se causa automáticamente. Si aún no hay suficiente certeza, la factura no se causa."

Para causar una factura sin tu intervención, N1 debe poder completar todos los datos de la exportación a partir de lo que aprendió de tus causaciones anteriores:

• Tipo de comprobante
• Forma de pago
• Cuenta o código de cada ítem
• Impuestos y retenciones
• Centro de costos (si aplica)
• Bodega (si aplica)

Si falta cualquiera de estos datos, la factura queda pendiente para que la causes tú. Ese es el mecanismo de seguridad: N1 nunca inventa una contabilización.

Si causas como comprobante contable (en Siigo Contador siempre, en Siigo Nube cuando lo eliges en la configuración), N1 verifica en su lugar el tipo de comprobante, el centro de costos (si aplica), la cuenta contable de cada línea, la retefuente y que el comprobante quede balanceado.

Tampoco causa una factura mientras haya un concepto de retefuente por confirmar. Confírmalo una vez en una causación manual y N1 lo recordará para ese proveedor.

Si el proveedor tiene reglas activas en Agrupar ítems al causar, la causación automática también agrupa sus líneas por grupo de IVA, igual que si causaras a mano. Consulta Causar facturas en Siigo para configurarlas.

Si activaste Acumular retefuente por día en la configuración de Siigo, la causación automática de las facturas con conceptos que se evalúan por día (café pergamino o cereza) espera hasta el día siguiente, para calcular la retención con todas las compras del día.

Qué verás en la práctica

Cuando llega una factura nueva del proveedor (por la importación DIAN, por correo o por carga manual), N1 la procesa y pocos minutos después la causa en tu software contable. En la tabla de Facturas electrónicas la verás marcada como causada en la columna de tu integración (En Siigo, Siigo Contador o En Odoo), igual que si la hubieras causado tú.

Si una factura no se pudo causar automáticamente, N1 te lo notifica y la factura queda lista para causación manual. La recomendación de la plataforma: "Causa manualmente algunas de sus facturas para que el sistema aprenda y pueda causarlas de forma automática en el futuro." Cada causación manual completa los datos que faltaban.

Causación masiva como complemento

Para ponerte al día con muchas facturas acumuladas, usa la causación masiva desde la tabla de facturas: selecciona las facturas y usa la acción Causar. El asistente separa las facturas en Listas (N1 ya conoce todos los datos), Faltan datos y Ya causadas, y procesa el lote en segundo plano. Es la forma más rápida de enseñarle a N1 tus proveedores frecuentes antes de activarles la causación automática.