Causar facturas en Odoo

Conecta tu instancia de Odoo y crea las facturas de proveedor desde N1.

¿Qué es la causación en Odoo?

Causar una factura en Odoo significa registrarla como factura de proveedor (vendor bill) en tu contabilidad. N1 toma las facturas electrónicas que ya tienes en la plataforma, te deja revisar el diario, las cuentas, los impuestos y las retenciones, y crea el documento en Odoo sin que tengas que digitarlo.

Si llevas tu contabilidad en Odoo, esta guía te muestra cómo conectar la integración y causar tus facturas paso a paso.

Requisitos previos

Una instancia activa de Odoo con el módulo de contabilidad.
Un usuario de Odoo con permisos de contabilidad para facturas de proveedor.
Una API key generada desde las preferencias de usuario de Odoo.
Tus facturas en N1. Para traerlas desde la DIAN, tu empresa debe estar habilitada ante la DIAN.

Recuerda que cada empresa puede tener una sola integración contable activa. Si ya usas Siigo, Alegra, Aliaddo o World Office Cloud, desactívala antes de conectar Odoo.

Conectar la integración

Ve a Configuración > Integraciones y activa el interruptor en la tarjeta de Odoo. También puedes iniciar la conexión desde Inicio, en la sección Integración.

Se abre la ventana Activar integración con Odoo, donde completas cuatro datos:

Base URL: la URL de tu instancia, por ejemplo https://mi-empresa.odoo.com.
Database: el nombre de tu base de datos en Odoo.
Login: tu usuario de Odoo.
API Key: la clave que generaste en las preferencias de usuario de Odoo.

Al confirmar con Activar, N1 valida las credenciales y sincroniza los catálogos de Odoo (diarios, cuentas, impuestos, productos, contactos, términos y métodos de pago). Durante ese proceso verás el mensaje "Sincronizando referencias y leyendo facturas existentes de Odoo". Cuando termina, la columna En Odoo aparece en la tabla de Facturas electrónicas.

Si más adelante las credenciales dejan de funcionar, N1 te avisa en la página de la integración y basta con volver a activarla con los datos actualizados.

Causar una factura

Ve a Documentos > Facturas electrónicas.
En la columna En Odoo, haz clic en Exportar en la factura que quieres causar.
Se abre el modal Causar factura con el número del documento en el encabezado.

Datos del documento

En la parte superior configuras los datos generales de la factura de proveedor:

Proveedor Odoo: si el proveedor todavía no existe en Odoo, N1 lo crea automáticamente.
Diario de compras: es el único campo obligatorio del encabezado.
Términos de pago, Método de pago, Opción de pago DIAN y Posición fiscal: opcionales, según cómo tengas configurada tu contabilidad.

Dos interruptores acompañan al encabezado. Con Publicar automáticamente en Odoo la factura se registra y se publica de una vez; si lo desactivas, queda en borrador para que la revises antes de publicarla. Con Incluir descuento en precio unitario el descuento se resta del precio unitario en lugar de enviarse como campo aparte. Este segundo interruptor aparece solo cuando la factura trae descuentos por línea.

Configurar los ítems

La tabla de ítems muestra cada línea de la factura con sus columnas: Nombre, Tipo, Producto / Cuenta, Impuestos, Retención, Cant. y Precio.

Para cada línea eliges el tipo Gasto / Cuenta o Producto y asignas la cuenta o el producto de Odoo que corresponda. Los impuestos vienen preseleccionados a partir de la factura. Si varias líneas comparten la misma cuenta, el mismo impuesto o la misma retención, puedes aplicarla a todas desde el encabezado de la columna.

Los productos, cuentas e impuestos sugeridos vienen de las preferencias que N1 aprendió de tus causaciones anteriores o de los valores predeterminados que configuraste en Odoo.

Retenciones

La retefuente se maneja por renglón: en la columna Retención eliges la retención de Odoo de cada línea y debajo del selector ves la tarifa, la base y el valor calculado. Si la factura trae una retefuente para la que no existe una retención con esa tarifa en Odoo, N1 te lo indica para que la selecciones o la quites.

ReteIVA y ReteICA se aplican a toda la factura desde la barra lateral: activas el interruptor, eliges la tarifa y ves el valor resultante.

En la ficha de cada proveedor puedes configurar su comportamiento por defecto en la sección Retefuente de Odoo: suprimir la retefuente para ese proveedor o fijar los conceptos de compras y de gastos y activos fijos que N1 debe usar.

Totales y confirmación

La barra lateral resume Subtotal, Impuestos, Retenciones (línea), ReteIVA, ReteICA y el Total a pagar, junto con los datos de la factura y el enlace al PDF original.

Si falta algo para causar, N1 lo muestra en un aviso encabezado por "Para causar en Odoo falta:", con la lista concreta de lo que debes completar: el diario de compras, los renglones sin cuenta o producto, o las retenciones sin impuesto de Odoo seleccionado. Los campos pendientes se marcan en rojo.

Cuando todo esté listo, confirma con Causar en Odoo. El estado queda reflejado en la columna En Odoo, donde después verás el número de la factura creada en Odoo.

Configuración de la integración

Desde Configuración > Integraciones > Odoo llegas a la página de ajustes, organizada en varias secciones:

Conexión muestra el estado, la Base URL, la base de datos y la fecha de la última sincronización.

Valores predeterminados define lo que N1 propone en cada causación: Diario de compras, Cuenta de gasto, Términos de pago, Método de pago, Opción de pago Colombia, Posición fiscal, además de los interruptores de publicación automática y de descuento en el precio unitario. Un botón de actualización vuelve a sincronizar los catálogos de Odoo cuando agregas cuentas, impuestos o productos nuevos.

Aprendizaje histórico muestra cuándo fue el último escaneo de tus facturas existentes en Odoo, el que le permite a N1 sugerir cuentas y productos desde el primer documento.

En Zona peligrosa puedes desactivar la integración. Esto elimina las credenciales y las referencias sincronizadas en N1, pero no borra las facturas que ya creaste en Odoo.