Importar documentos desde la DIAN

Aprende a sincronizar automáticamente tus facturas electrónicas desde la DIAN.

¿Qué hace la importación desde la DIAN?

La DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) es la entidad que administra el sistema de facturación electrónica en Colombia. Cada vez que un proveedor te envía una factura electrónica, esa factura queda registrada en los servidores de la DIAN. N1 puede conectarse a la DIAN para descargar automáticamente todas las facturas electrónicas de compra que tu empresa ha recibido, junto con las notas crédito asociadas.

Esta funcionalidad te ahorra el trabajo de descargar manualmente cada documento desde el portal de la DIAN y subirlo a N1. En lugar de eso, con un solo proceso de sincronización obtienes todos tus documentos tributarios organizados y listos para ser procesados, causados en tu software contable o exportados a Excel.

Paso a paso: sincronizar con la DIAN

La sincronización con la DIAN se realiza desde la página de Inicio de N1. Al iniciar el proceso se abre un modal con diseño en barra lateral: a la izquierda ves el calendario para elegir el rango de fechas y, si aplica, un widget de guía con los siguientes pasos; a la derecha completas la autenticación con la DIAN.

El proceso requiere un enlace de autenticación temporal que la DIAN envía a tu correo electrónico registrado. Ese enlace autoriza a N1 para acceder a tus documentos recibidos.

1. Inicia sesión en N1 y ve a Inicio (la primera opción del menú lateral).
2. En la tarjeta Conectar con la Dian, inicia la importación. Se abrirá el modal de importación DIAN.
3. Haz clic en el enlace Sitio web de la Dian para abrir el portal de la DIAN en una nueva pestaña (catalogo-vpfe.dian.gov.co).
4. En el portal de la DIAN, ingresa los datos de tu empresa (NIT y demás información solicitada). La DIAN enviará un enlace de autenticación al correo electrónico registrado de tu empresa.
5. Abre tu correo electrónico y copia la URL completa que la DIAN te envió. El formato es similar a: https://catalogo-vpfe.dian.gov.co/User/AuthToken?pk=...
6. Regresa a N1, pega la URL en el campo Ingresa la URL de la Dian dentro del modal.
7. En el calendario de la barra lateral, elige el mes y el rango de fechas desde el cual deseas importar. La fecha más antigua permitida es el 1 de enero de 2020.
8. Haz clic en el botón Importar documentos.

Una vez que inicias la importación, verás una barra de progreso que indica el avance del proceso. N1 se conectará a la DIAN y descargará las facturas electrónicas y notas crédito recibidas por tu empresa en el rango seleccionado.

¿Qué sucede después de la importación?

Cuando la sincronización finaliza, el estado se actualiza. En el bloque DIAN de la página de Inicio verás tus últimas importaciones, cada una con su periodo, el tiempo transcurrido y los conteos de documentos importados y duplicados. Desde ahí puedes abrir la sección de archivos importados para revisar el resultado en detalle.

Los documentos descargados pasan por dos etapas:

Primero aparecen en la sección de Archivos importados (accesible desde la ruta /documents/imported-files). Cada archivo tendrá inicialmente el estado "Nuevo" mientras N1 lo procesa. Durante el procesamiento, N1 extrae los datos de la factura: proveedor, NIT, valores, impuestos, líneas de productos y demás información relevante.

Una vez procesados, los documentos se clasifican automáticamente y aparecen en su pestaña correspondiente dentro de Documentos: las facturas de compra en Facturas electrónicas y las notas crédito en Notas crédito. El estado del archivo importado cambiará a "Importado" para indicar que fue procesado exitosamente. Si algún documento presenta un problema durante el procesamiento, aparecerá con estado de error y podrás revisar los detalles del archivo en la sección de archivos importados.

Control de duplicados

Una preocupación frecuente al importar documentos es la posibilidad de crear duplicados, especialmente si ya has subido algunos documentos manualmente o si ejecutas la sincronización más de una vez. N1 resuelve este problema con un sistema automático de detección de duplicados.

En la sección de subida de documentos encontrarás un aviso que lo explica claramente: "Control de duplicados: Puedes subir documentos manualmente o sincronizar con la Dian las veces que necesites. N1 detecta automáticamente si el documento ya existe."

Esto significa que puedes ejecutar la sincronización con la DIAN tantas veces como necesites sin riesgo de generar documentos repetidos. N1 identifica cada factura por su número único (CUFE) y simplemente ignora los documentos que ya existen en el sistema. Esta misma protección aplica si subes manualmente un documento que ya fue importado desde la DIAN.

Importaciones posteriores

Después de tu primera sincronización, puedes repetir el proceso en cualquier momento para importar documentos nuevos. El enlace de autenticación que la DIAN envía por correo tiene una vigencia de aproximadamente una hora, así que necesitas solicitar un enlace nuevo cada vez que quieras sincronizar. El proceso es siempre el mismo: ingresa al portal de la DIAN, solicita el enlace, cópialo del correo y pégalo en N1.

N1 recuerda hasta dónde importaste y, al sincronizar de nuevo, solo descarga los documentos nuevos que aún no existan en el sistema. En el bloque DIAN de Inicio puedes consultar tus últimas importaciones con sus conteos de documentos importados y duplicados. Si necesitas importar documentos de un período anterior que no fue cubierto por la primera importación, abre de nuevo el modal de importación y amplía el rango en el calendario (hasta el límite del 1 de enero de 2020).

Recomendaciones

El enlace que la DIAN envía por correo electrónico tiene una vigencia de aproximadamente una hora. Si el enlace expira antes de que lo uses, simplemente repite el proceso de solicitud en el portal de la DIAN para obtener uno nuevo.

Si después de la importación notas que algún documento aparece con error en los archivos importados, revisa el detalle del archivo. Los errores más comunes se relacionan con documentos que tienen un formato inesperado o que están incompletos en los servidores de la DIAN. En estos casos, puedes intentar descargar el documento directamente desde el portal de la DIAN y subirlo manualmente a N1.

También existe un tutorial en video disponible directamente en la sección de Conectar con la Dian de la página de inicio. Haz clic en la miniatura del video para ver una demostración visual del proceso completo.

Importación automática desde la DIAN

Además de la sincronización manual, N1 puede traer tus documentos de la DIAN de forma automática cada noche, sin que tengas que solicitar el enlace ni pegar la URL. Una vez activada, la plataforma se conecta a la DIAN, recibe el token de acceso en tu correo y descarga los documentos nuevos por su cuenta.

Antes de activarla

Para habilitar la importación automática necesitas tres cosas:

1. El RUT de la empresa cargado, con el NIT.
2. La cédula del representante legal registrada (se toma del RUT o la escribes tú).
3. Una cuenta de correo conectada, porque la DIAN envía el token de acceso a ese correo y N1 lo lee para continuar.

Si falta alguno de estos datos, la plataforma te lo indica con un aviso y no podrás activar el interruptor hasta completarlo.

Activar la importación automática

1. Ve a Configuración > Cuentas de correo.
2. Si aún no tienes un correo conectado, conéctalo primero en la sección Correos conectados (Gmail o IMAP).
3. Baja hasta la tarjeta Importación automática DIAN («Mantén tus facturas recibidas siempre al día, de forma automática y segura»).
4. Si tu RUT no trae la cédula del representante legal, escríbela en el campo Cédula del representante legal y haz clic en Guardar.
5. En Cuenta de correo que recibe el token, elige el correo donde la DIAN enviará el token de acceso.
6. Activa el interruptor Activar importación automática.
7. Verás el mensaje Importación automática DIAN activada y la tarjeta cambiará a Importación automática activa.

Qué rango de fechas trae

La primera importación trae tus documentos desde el 1 de enero del año en curso. A partir de ahí, cada sincronización continúa desde donde terminó la anterior, así que no se repiten ni se pierden documentos. La plataforma lo resume con la nota «Traemos desde tu última importación hasta hoy».

Seguir el estado

Cada noche (en la madrugada, hora de Colombia) N1 ejecuta una sincronización. Puedes ver su estado en la sección Últimos movimientos de la misma tarjeta, con etiquetas como En cola, Conectando, Esperando, Importando, Completada o Con error. El enlace Ver todos abre el historial completo de importaciones automáticas.

Si una sincronización aún no termina, puedes detenerla con el botón Cancelar: se abre el diálogo ¿Cancelar esta sincronización? y confirmas con Sí, cancelar sincronización.

Importación automática por correo

Además de la sincronización manual con la DIAN, N1 ofrece una Bandeja de entrada que importa facturas automáticamente desde tu correo electrónico. Si tus proveedores te envían facturas por email, puedes conectar tu cuenta de correo y N1 analiza los adjuntos para identificar documentos de facturación. Los documentos importados por email también aparecen en la bandeja de entrada junto con los importados desde la DIAN. Para más detalles, consulta el artículo Bandeja de entrada.