Importar documentos desde la DIAN

Sube el Excel de la DIAN y N1 importa tus facturas y notas crédito por la vía oficial.

¿Qué hace la importación desde la DIAN?

La DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) registra todas las facturas electrónicas que tu empresa recibe y emite. N1 puede traer esos documentos directamente por la API oficial de la DIAN: tú le indicas cuáles con el reporte en Excel que descargas del portal de la DIAN, y N1 descarga cada documento, extrae sus datos (proveedor, valores, impuestos, retenciones, líneas de productos) y lo deja listo para revisar y causar.

En una sola importación traes facturas de compra, facturas de venta y notas crédito: N1 identifica el tipo de cada documento a partir de la información oficial de la DIAN.

Requisito: empresa habilitada

Para importar por la vía oficial, tu empresa debe estar habilitada ante la DIAN con Soluciones Alegra S.A.S como proveedor tecnológico. Es un proceso que se hace una sola vez y N1 puede completarlo casi por completo por ti: sigue la guía Habilitar tu empresa en la DIAN.

Recientemente la DIAN cambió la forma en que se descargan los documentos electrónicos: ahora deben obtenerse a través de un proveedor tecnológico oficial. Por eso la habilitación con Soluciones Alegra S.A.S es hoy el camino estable para que tu importación siga funcionando sin interrupciones.

Si intentas importar sin la habilitación, el propio asistente de importación te mostrará el aviso con el botón Habilitar mi empresa para completarla primero.

Dos formas de importar

En la página de Inicio, ve a la tarjeta Importar desde la DIAN y haz clic en Importar desde DIAN (si ya has importado antes, el botón dice Importar documentos). Se abre el asistente Importar documentos de la DIAN, que te ofrece dos caminos. Eliges entre ellos con el control Pega el link / Subir Excel en la parte superior:

• Pega el link: copias el enlace de tus documentos desde el portal de la DIAN y N1 descarga el Excel por ti.
• Subir Excel: si ya descargaste el Excel del portal, lo subes directamente.

A un lado, la ventana te recuerda que puedes repetir el proceso las veces que quieras y que N1 evita duplicados automáticamente.

Opción A: Pega el link

1. Cambia al modo Pega el link.
2. En el portal de la DIAN, genera el enlace de tus documentos y pégalo en el campo Ingresa la URL de la Dian.
3. Elige si vas a traer Compras o Ventas con el interruptor correspondiente, y define el rango de fechas (tienes atajos como Inicio del mes e Inicio del año).
4. Haz clic en Importar documentos.

Si el enlace pertenece a otra empresa, N1 te avisa con "Enlace de otra empresa" comparando el NIT del enlace con el de tu empresa, para que no importes documentos equivocados. También reconoce los enlaces de prueba (habilitación) y los incompletos.

Opción B: Sube el Excel

1. Primero descarga el reporte en el portal de la DIAN: ingresa a catalogo-vpfe.dian.gov.co con los datos de tu empresa (la DIAN envía un enlace de acceso al correo registrado en el RUT), entra a la sección de documentos, filtra el rango de fechas y descarga el reporte en Excel. Ese archivo contiene tus documentos con su código único (CUFE), y es todo lo que N1 necesita.
2. En el asistente, cambia al modo Subir Excel.
3. Arrastra el archivo o haz clic en Subir Excel DIAN. El archivo debe ser .xlsx o .xls y pesar máximo 20 MB.
4. Haz clic en Importar documentos. En este modo, N1 identifica automáticamente cuáles documentos son de compra, de venta o notas crédito a partir del contenido del archivo, sin que tengas que elegir nada.

La importación corre en segundo plano: puedes seguir trabajando en N1 mientras tanto. En la tarjeta DIAN de Inicio verás el estado Importando documentos y, al finalizar, cada importación con su conteo de documentos importados y duplicados.

¿Qué sucede después de la importación?

Los documentos descargados pasan primero por la sección de Archivos importados, donde N1 los procesa y extrae toda su información. Una vez procesados, se clasifican automáticamente y aparecen en su sección correspondiente dentro de Documentos: las facturas de compra y de venta en Facturas electrónicas (con su etiqueta FC o FV) y las notas crédito en Notas crédito.

Si algún documento presenta un problema durante el procesamiento, aparecerá con estado de error en los archivos importados, donde puedes revisar el detalle.

Control de duplicados

Puedes importar las veces que necesites sin miedo a repetir documentos: la plataforma detecta y filtra duplicados automáticamente. N1 identifica cada documento por su código único (CUFE) e ignora los que ya existen, sin importar si llegaron por una importación anterior, por correo o por carga manual. En el resumen de cada importación ves cuántos documentos eran nuevos y cuántos ya estaban en el sistema.

Importaciones posteriores

Para traer documentos nuevos, repite el proceso con un Excel actualizado: descarga del portal de la DIAN el reporte del período que te falta y súbelo a N1. Gracias al control de duplicados no importa si los rangos de fechas se superponen. También puedes importar períodos antiguos en cualquier momento, por ejemplo para completar meses o años anteriores.

Importación por correo

Además de la importación desde la DIAN, N1 puede recibir documentos automáticamente desde tu correo electrónico: conecta tu cuenta y las facturas que llegan como adjuntos se procesan solas. La guía completa está en Bandeja de entrada.