TL;DR: Si no transmites el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica (DSNE) dentro de los primeros 10 días hábiles del mes siguiente al pago, la DIAN puede rechazar las deducciones de nómina en la declaración de renta. El artículo 651 del Estatuto Tributario contempla sanciones de hasta 7.500 UVT más desconocimiento total de costos y gastos de nómina. El Concepto DIAN 11042 de 2024 ofrece cierta flexibilidad si se transmite antes de la declaración de renta, pero no es carta blanca para ignorar plazos.
Contenido
- ¿Qué es la nómina electrónica y quiénes están obligados?
- ¿Cuál es el plazo para transmitir la nómina electrónica en 2026?
- ¿Cuáles son las fechas límite mes a mes en 2026?
- ¿Qué sanciones aplica la DIAN por no enviar la nómina electrónica?
- ¿Qué dice el Concepto DIAN 11042 de 2024?
- ¿Cómo evitar que la DIAN rechace las deducciones en renta?
- ¿Cuáles son los errores más frecuentes que causan rechazo?
- FAQ
¿Qué es la nómina electrónica y quiénes están obligados?
La nómina electrónica, técnicamente llamada Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica (DSNE), es el registro electrónico que todo empleador en Colombia debe generar y transmitir a la DIAN por cada pago o abono en cuenta derivado de una relación laboral o legal y reglamentaria. Fue creada por la Resolución 000013 de 2021 y forma parte del Sistema de Facturación Electrónica.
Están obligados:
- Todas las personas jurídicas y naturales que tengan empleados vinculados por contrato laboral, relación legal y reglamentaria, o pensionados a su cargo.
- Sin excepción por tamaño: no importa si tienes 1 empleado o 5.000.
- Independientemente de la periodicidad de pago: el DSNE se genera por el período de pago y se transmite a mes vencido.
A diferencia de otros documentos electrónicos como la factura electrónica, la nómina electrónica no depende del último dígito del NIT para sus plazos. Todos los empleadores comparten la misma fecha límite cada mes. En firmas contables medianas, el error más costoso no suele ser equivocarse en un dato sino olvidar transmitir la nómina de un cliente pequeño. Cuando se detecta, ya pasaron tres meses y corregir se vuelve un dolor de cabeza.
¿Cuál es el plazo para transmitir la nómina electrónica en 2026?
El plazo es de 10 días hábiles contados a partir del primer día del mes siguiente al período de pago. Estos 10 días se cuentan de lunes a viernes, excluyendo festivos nacionales. El plazo está establecido en el artículo 6 de la Resolución 000013 de 2021.
Esto significa:
- La nómina de enero 2026 se transmite en los primeros 10 días hábiles de febrero 2026.
- Los sábados, domingos y festivos no cuentan.
- Si el día 10 hábil cae antes de un puente festivo, el plazo no se extiende.
Muchos contadores confunden "10 días calendario" con "10 días hábiles". La Resolución 000013 habla de "los diez (10) primeros días del mes siguiente", y operativamente la DIAN cuenta días hábiles. En la práctica, la fecha límite suele caer entre el día 13 y el 18 del mes.
Las notas de ajuste al DSNE tienen el mismo plazo: 10 días hábiles del mes siguiente al período que se corrige.
¿Cuáles son las fechas límite mes a mes en 2026?
Calendario completo con fechas máximas de transmisión, calculadas en días hábiles considerando festivos oficiales:
- Nómina de diciembre 2025: 16 de enero de 2026. Festivos que afectan: 1 de enero (Año Nuevo), 12 de enero (Reyes Magos).
- Nómina de enero 2026: 13 de febrero de 2026.
- Nómina de febrero 2026: 13 de marzo de 2026.
- Nómina de marzo 2026: 16 de abril de 2026. Festivos: 2 y 3 de abril (Semana Santa).
- Nómina de abril 2026: 15 de mayo de 2026. Festivo: 1 de mayo (Día del Trabajo).
- Nómina de mayo 2026: 16 de junio de 2026. Festivo: 8 de junio (Corpus Christi).
- Nómina de junio 2026: 14 de julio de 2026.
- Nómina de julio 2026: 18 de agosto de 2026. Festivos: 7 de agosto (Batalla de Boyacá), 17 de agosto (Asunción).
- Nómina de agosto 2026: 14 de septiembre de 2026.
- Nómina de septiembre 2026: 15 de octubre de 2026. Festivo: 12 de octubre (Día de la Raza).
- Nómina de octubre 2026: 16 de noviembre de 2026. Festivo: 2 de noviembre (Todos los Santos).
- Nómina de noviembre 2026: 14 de diciembre de 2026. Festivo: 8 de diciembre (Inmaculada Concepción).
Recomendación práctica: transmitir entre el 1 y el 5 de cada mes. Si hay una caída en la plataforma DIAN o un error de validación, quedan días para corregir. Firmas que manejan varias empresas pueden organizar los envíos en bloques para no saturar el proceso.
¿Qué sanciones aplica la DIAN por no enviar la nómina electrónica?
La DIAN aplica las sanciones del artículo 651 del Estatuto Tributario, el mismo que rige para la no entrega de información tributaria. La nómina electrónica forma parte del Sistema de Facturación Electrónica, así que la omisión o extemporaneidad se trata como "no suministro de información exigida".
Montos de la sanción según el artículo 651 ET
- No enviar la información: 1 % sobre las sumas involucradas. Tope máximo 7.500 UVT.
- Enviar con errores: 0,7 % sobre las sumas involucradas. Tope máximo 7.500 UVT.
- Enviar extemporáneamente: 0,5 % sobre las sumas involucradas. Tope máximo 7.500 UVT.
Ejemplo: si una empresa pagó nóminas por 500 millones en el año y no transmitió ningún DSNE, la sanción base sería 1 % = 5 millones. Pero la consecuencia más grave no es la multa.
La consecuencia que más duele: desconocimiento de deducciones
El numeral 2 del artículo 651 establece que la DIAN puede desconocer costos, deducciones, descuentos y pasivos cuando la información requerida se refiere a estos conceptos. Si no transmitiste la nómina electrónica, la DIAN puede rechazar el 100 % de los gastos de nómina en la declaración de renta.
Si un cliente tiene gastos de nómina anuales de 1.200 millones y tarifa de renta del 35 %, el rechazo aumenta el impuesto en 420 millones. Ese número hace que la sanción del 1 % parezca menor.
Reducciones disponibles
- Corrección voluntaria antes del pliego de cargos: se paga solo el 10 % de la sanción.
- Corrección antes de la notificación de la sanción: se paga el 50 %.
- Corrección dentro de los 2 meses posteriores a la notificación: se paga el 70 %.
La reducción al 10 % requiere actuar rápido: liquidar y pagar voluntariamente antes del pliego de cargos. La guía de aportes parafiscales complementa con los controles de seguridad social que deben ser consistentes con la nómina electrónica.
¿Qué dice el Concepto DIAN 11042 de 2024?
El Concepto DIAN 11042 (interno 1239) de 2024 aclara tres puntos importantes sobre la nómina electrónica:
Primero, la transmisión extemporánea no genera sanción automática. Las disposiciones del artículo 651 requieren un proceso formal (pliego de cargos, respuesta, resolución sancionatoria).
Segundo, la deducibilidad no se pierde automáticamente por transmitir fuera de plazo. Si el contribuyente transmite el DSNE antes de presentar su declaración de renta y demuestra la relación laboral y los pagos, la DIAN no debe desconocer la deducción.
Tercero, la sustancia prevalece sobre la forma. La administración tributaria debe priorizar la realidad económica sobre el cumplimiento formal del plazo.
No es permiso para ignorar los plazos
El Concepto 11042 es un salvavidas, no una patente de corso:
- La DIAN puede iniciar un proceso sancionatorio incluso si transmitiste tarde.
- La carga de la prueba recae sobre el contribuyente: hay que demostrar la relación laboral, los pagos y los aportes a seguridad social.
- Si se transmite después de presentar la declaración de renta, la protección se debilita considerablemente.
El Concepto 11042 sirve como defensa ante un incumplimiento involuntario, no como estrategia. Los plazos oficiales siguen siendo la regla.
¿Cómo evitar que la DIAN rechace las deducciones en renta?
Cinco acciones concretas para prevenir el rechazo.
1. Transmitir dentro de los primeros 5 días hábiles de cada mes
Si hay error de validación, quedan días para corregir. Marcar las fechas del calendario y configurar alertas desde el día 1 del mes.
2. Verificar que todos los clientes estén habilitados en la plataforma DIAN
Si un empleador no completó la habilitación en el sistema de facturación electrónica, la DIAN rechaza la transmisión con el error "Regla 92: El emisor no se encuentra habilitado en la plataforma".
3. Cruzar la nómina electrónica con los aportes a seguridad social
Los datos del DSNE deben ser consistentes con las planillas de aportes. Si el DSNE reporta salario de 3 millones pero la planilla muestra un IBC distinto, se dispara una verificación cruzada automática.
4. Usar notas de ajuste en lugar de ignorar errores
Si se transmitió un DSNE con datos incorrectos, generar nota de ajuste:
- Nota de reemplazo: sustituye el DSNE original por uno correcto.
- Nota de eliminación: anula el DSNE original (útil cuando el pago nunca ocurrió o se generó un duplicado).
Un DSNE con datos erróneos puede ser peor que no haberlo transmitido.
5. Conciliar mensualmente antes de transmitir
Verificar que los conceptos de nómina (salario, auxilio de transporte, horas extras, prestaciones) coincidan con los registros contables antes de generar el DSNE. Una checklist previa a cada transmisión elimina casi todos los rechazos: datos del empleador, empleado, conceptos devengados, deducciones, medio de pago, consecutivo, período y valor neto. La guía de automatización contable muestra cómo integrar este proceso con otras obligaciones recurrentes.
¿Cuáles son los errores más frecuentes que causan rechazo?
Los códigos de error más comunes en transmisiones de DSNE.
Errores de datos del empleado
- NIE045: número de documento con puntos, comas o espacios. Enviar solo dígitos.
- NIE044: código de tipo de documento incorrecto. Verificar: 13 cédula, 31 NIT, 22 cédula de extranjería.
- NIE052 o NIAE252: ciudad de residencia del trabajador asignada de forma errónea. Usar el código DANE correcto del municipio.
- NIE071: falta el auxilio de transporte cuando el trabajador tiene derecho. Incluirlo si el salario es inferior a 2 SMMLV.
Errores técnicos y de estructura
- Regla 90: documento procesado anteriormente (duplicado). Verificar consecutivo, no reenviar sin nota de ajuste.
- Regla 92: emisor no habilitado en la plataforma. Completar habilitación del empleador en el portal DIAN.
- ZB01: fallo en el esquema XML. Validar el XML contra el anexo técnico antes de transmitir.
Errores de concepto y cálculo
- NIAE191a: documento a reemplazar no existe en la base de la DIAN. Verificar el CUNE del documento original antes de enviar nota de ajuste.
- Días de ausencia iguales a los del período: el sistema no acepta 30 días de ausencia en un período de 30 días. Si aplica, generar eliminación del DSNE en lugar de reportar ausencia total.
Llevar un registro de los errores por empresa expone un patrón en tres meses. Ajustar la configuración inicial elimina el 80 % de los rechazos.
Conclusión
La nómina electrónica en 2026 mantiene la misma regla: 10 días hábiles del mes siguiente para transmitir el DSNE a la DIAN. Con el Concepto 11042 de 2024, la DIAN mostró cierta flexibilidad, pero tiene límites claros: hay que transmitir antes de la declaración de renta y poder demostrar la relación laboral.
Las sanciones del artículo 651 ET pueden alcanzar 7.500 UVT. Pero el golpe más fuerte es el rechazo de deducciones en renta, que puede multiplicar el costo fiscal en cientos de millones de pesos. La clave está en tres acciones: transmitir en los primeros 5 días hábiles de cada mes, conciliar la nómina con los aportes a seguridad social antes de generar el DSNE, y corregir errores con notas de ajuste de inmediato.
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Escrito por Felix Crombach, fundador de N1.app, plataforma de automatización contable para firmas de contabilidad en Colombia. Última actualización: 2026-04-23.
Este contenido tiene fines informativos y educativos. La normativa tributaria colombiana cambia con frecuencia. Para decisiones específicas, consulta siempre a un profesional tributario y verifica la normativa vigente directamente en dian.gov.co.
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