Causar facturas en World Office Desktop

Conecta tu World Office instalado con N1 Agente y causa tus facturas desde N1.

¿Qué es World Office Desktop en N1?

Si llevas tu contabilidad en la versión de World Office instalada en un equipo, N1 se conecta a ella con N1 Agente, una aplicación para Windows que instalas en ese mismo equipo. El agente lee tu instalación local y envía los documentos a N1 mediante una conexión segura y cifrada, así tu base de datos nunca queda expuesta a internet.

Con la integración activa causas tus facturas electrónicas como Factura de Compra o como Nota Contable, sin digitarlas en World Office.

Si trabajas con la versión en la nube, la guía que necesitas es Causar facturas en World Office Cloud.

Requisitos previos

World Office instalado en un equipo con Windows. El programa debe estar abierto en el momento de causar.
Ese equipo encendido y con conexión a internet, para que N1 Agente reciba las causaciones.
Tus facturas en N1. Para traerlas desde la DIAN, tu empresa debe estar habilitada ante la DIAN.

Recuerda que cada empresa puede tener una sola integración contable activa. Si ya usas Siigo, Alegra, Odoo, Aliaddo o World Office Cloud, desactívala antes de conectar World Office Desktop.

Activar la integración

Ve a Configuración > Integraciones y activa el interruptor de la tarjeta World Office Desktop. Se abre la ventana Activar integración con World Office Desktop, que resume el proceso: activas la integración y descargas N1 Agente, lo instalas en el equipo donde funciona World Office, vinculas el equipo y empiezas a causar.

Confirma con Activar World Office Desktop. Al terminar verás el mensaje ¡Integración activada! y el botón Configurar N1 Agente, que abre el asistente.

Configurar N1 Agente paso a paso

El asistente Configura N1 Agente te acompaña por seis pasos y detecta el avance solo: cuando un paso queda listo, pasa al siguiente. Si lo cierras, lo retomas donde ibas desde Configuración > Integraciones > World Office Desktop.

Descargar N1 Agente. Si World Office está en el mismo equipo desde el que navegas, usa Obtener enlace de descarga y luego Descargar N1 Agente: el instalador ya trae la vinculación incluida y no tienes que escribir nada. Si está en otro equipo, usa Generar código y escribe ese código en N1 Agente. Los enlaces y los códigos son personales, de un solo uso y vencen en 30 minutos.
Vincular equipo. Abre N1 Agente en el equipo y completa la vinculación con el enlace o el código. El equipo aparece solo en el asistente.
Confirmar equipo. N1 te muestra el nombre del equipo, la versión de N1 Agente y el sistema operativo. Si lo reconoces, confirma con Confirmar equipo; así lo autorizas para recibir causaciones. Si no lo reconoces, no lo confirmes y revócalo desde la configuración.
Asignar empresa. Este paso ocurre dentro de N1 Agente: seleccionas la empresa de World Office, confirmas su copia de seguridad y la asignas a tu empresa en N1.
Sincronizar datos. N1 Agente lee los terceros, los inventarios, las cuentas y las formas de pago de World Office.
Listo. Desde el último paso puedes ir directo a Causar mi primera factura.

Causar una factura

Ve a Documentos > Facturas electrónicas.
En la columna World Office Desktop, haz clic en Causar en la factura que quieres registrar.
Se abre el modal Causar en World Office Desktop con el número del documento en el encabezado.

En la parte superior eliges la variante del documento: Factura de Compra o Nota Contable. N1 recuerda la última variante que usaste con ese proveedor.

Datos del documento

El encabezado de la factura de compra tiene tres campos: Forma de pago, Centro de costos, que aparece si tu World Office los maneja, y Plazo días, que N1 calcula a partir de la fecha de vencimiento de la factura.

Configurar los ítems

La tabla muestra una fila por cada línea de la factura, con las columnas Item factura, Inventario WO, Bodega, Cuenta, Cant., Impuesto, Base y Total. La columna Descuento aparece solo cuando la factura trae descuentos por línea.

En Inventario WO y en Bodega puedes aplicar el mismo valor a todas las líneas desde el encabezado de la columna. Las cuentas se buscan por código o por nombre. Si el impuesto de una línea no coincide con el IVA que World Office tiene configurado para ese inventario, N1 te lo advierte debajo del campo con el IVA que espera.

Retenciones

Debajo de la tabla, el bloque Cuentas de retención lista las retenciones de la factura con su porcentaje y su valor. Para cada una eliges la cuenta contable; si la dejas vacía, la retención se resuelve con la configuración de World Office.

Totales y confirmación

La barra lateral resume Subtotal, Impuestos, Retenciones y el Total a pagar, y muestra el estado del equipo vinculado. Cuando todo esté listo, confirma con Causar en World Office Desktop.

Si el equipo está apagado o sin conexión, puedes enviar la causación de todos modos: queda en cola y se procesa cuando N1 Agente vuelva a conectarse. La columna cambia a Causada cuando el documento queda registrado en World Office.

Nota contable

Con la variante Nota Contable, el encabezado pide un Concepto y la tabla cambia a las columnas Descripción, Cuenta, Centro de costos, Débito y Crédito. Las retenciones de la factura llegan precargadas como renglones al crédito y la barra lateral muestra el total del Débito, del Crédito y la Diferencia entre ambos. Se confirma con Crear Nota Contable.

Historial de World Office

En la configuración de la integración encuentras la tarjeta Historial de World Office. N1 Agente lee los comprobantes que ya contabilizaste en World Office y genera sugerencias de causación. Los comprobantes históricos nunca se modifican.

En Escanear historial eliges qué leer, facturas de compra o notas contables, y el periodo: últimos 180 días, último año o toda la historia disponible. Mientras el escaneo corre, la sección muestra su estado y cuántos comprobantes encontró.

Las sugerencias resultantes se filtran por Sugeridas, Confirmadas y Rechazadas, y son de tres clases: preferencias por proveedor, como la forma de pago, el plazo, la bodega y el centro de costos; asignación de inventario y cuenta por ítem; y plantillas de notas contables. Cada sugerencia se acepta con Confirmar o se descarta con Rechazar.

Configuración de la integración

Desde Configuración > Integraciones > World Office Desktop llegas a la página de ajustes, organizada en varias secciones:

Conexión muestra el estado de la conexión y los equipos vinculados, cada uno con su versión de N1 Agente, su sistema operativo y su último contacto. Desde aquí confirmas o revocas un equipo y vinculas uno nuevo.

Empresas lista qué empresa de World Office está asignada a tu empresa en N1, en qué equipo y desde cuándo. La asignación se crea en N1 Agente y aquí puedes desvincularla.

Excepciones por proveedor reúne los proveedores con valores guardados de causaciones anteriores. Para editarlos, abres el diálogo desde la factura que vas a causar.

Sincronización vuelve a leer terceros, inventarios, bodegas, cuentas contables y formas de pago con el botón Actualizar datos. Si el agente está sin conexión, la actualización queda pendiente y se ejecuta al reconectarse.

En Zona peligrosa puedes desactivar la integración. Esto revoca las asignaciones de empresas y detiene las nuevas causaciones, pero no afecta las facturas que ya causaste en World Office.

Si algo no funciona

"N1 Agente está sin conexión": el equipo está apagado o sin internet. Las causaciones que envíes quedan en espera y se procesan cuando vuelva a conectarse.
"World Office está instalado, pero debe estar abierto para causar la factura": abre World Office en el equipo vinculado y vuelve a intentarlo.
Faltan datos maestros: usa Actualizar datos en la sección de sincronización para volver a leer los catálogos.
No hay equipo confirmado o empresa asignada: revisa las secciones Conexión y Empresas. N1 te lleva a esa página cuando falta alguno de los dos.