La carta laboral es un documento oficial que acredita la relación laboral entre un empleador y un trabajador en Colombia. Es una obligación del empleador según el artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo y debe incluir tiempo de servicio, cargo, salario y funciones. Esta guía cubre los requisitos legales vigentes en 2026, el formato correcto, un ejemplo completo listo para adaptar y los errores más comunes que exponen al empleador a sanciones.
Tiempo de lectura: 8 minutos
Contenido
- ¿Qué es una carta laboral?
- Elementos obligatorios según el CST
- Cómo redactar la carta paso a paso
- Ejemplo completo listo para adaptar
- Errores comunes que exponen al empleador
- Diferencias entre carta laboral y certificación de ingresos
- Preguntas frecuentes
¿Qué es una carta laboral?
Una carta laboral, también conocida como certificado laboral, es el documento oficial que un empleador emite para acreditar la relación laboral con un trabajador. Es un derecho del trabajador y una obligación legal del empleador según el artículo 57, numeral 7, del Código Sustantivo del Trabajo.
Este documento cumple varias funciones prácticas. Los bancos lo exigen para estudios de crédito, los consulados lo requieren para visas, los nuevos empleadores lo piden como parte del proceso de selección y las entidades pensionales lo usan para validar historia laboral. Una carta laboral mal elaborada puede frenar cualquiera de estos trámites.
La obligación aplica a todo tipo de empleador (personas jurídicas, personas naturales con trabajadores vinculados por contrato de trabajo, entidades del Estado) y a todo tipo de contrato laboral, sea a término fijo, indefinido, por obra o labor, o por tiempo parcial.
Elementos obligatorios según el CST
El artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo fija los cuatro elementos mínimos que toda carta laboral debe contener: tiempo de servicio, cargo desempeñado, salario devengado y funciones realizadas. A esos mínimos legales se suman los datos identificatorios que la práctica empresarial y las entidades que reciben el documento consideran indispensables.
Los cuatro elementos del CST
- Tiempo de servicio. Fecha de ingreso y fecha de retiro (o indicación de que la relación laboral continúa vigente a la fecha de expedición).
- Cargo desempeñado. Denominación oficial del cargo en la estructura de la empresa.
- Salario devengado. Remuneración mensual actual o al momento del retiro, expresada en números y en letras.
- Funciones realizadas. Descripción de las principales responsabilidades del cargo.
Datos complementarios recomendados
Aunque no son obligatorios por el CST, la práctica exige incluir:
- Información de la empresa. Razón social, NIT, dirección y teléfono.
- Identificación del trabajador. Nombre completo y número de documento.
- Tipo de contrato. A término fijo, indefinido, por obra o labor.
- Ciudad y fecha de expedición. Fecha actual del documento.
- Firma autorizada. Nombre, cargo y contacto de quien firma.
Cómo redactar la carta paso a paso
El formato de una carta laboral es sencillo, pero el orden de la información importa para que las entidades receptoras la procesen sin rechazos. Estos son los siete pasos del formato estándar en Colombia.
- Encabezado de la empresa. Razón social en mayúsculas, NIT, dirección y teléfono.
- Fórmula de certificación. La expresión "CERTIFICA QUE" en mayúsculas, centrada, separa el encabezado del cuerpo.
- Identificación del trabajador. Nombre completo, número de documento y ciudad de expedición.
- Tiempo de servicio y tipo de vínculo. Fecha de ingreso, fecha de retiro (si aplica) y tipo de contrato.
- Cargo y funciones. Denominación del cargo y una lista de 3 a 5 funciones principales.
- Salario. Monto mensual en letras y en números, con referencia al marco legal (artículos 127 y 134 del CST).
- Cierre. Ciudad y fecha de expedición, firma autorizada con nombre, cargo y datos de contacto.
Ejemplo completo listo para adaptar
El siguiente ejemplo cumple con los requisitos del artículo 57 del CST y puede adaptarse reemplazando los datos específicos.
EMPRESA TECNOLOGÍA Y FUTURO S.A.S.
NIT: 901.234.567-8
Calle 100 # 15-20, Bogotá D.C.
Tel: (601) 123-4567
CERTIFICA QUE:
La señora MARÍA ANDREA GÓMEZ PÉREZ, identificada con cédula de ciudadanía
No. 1.234.567 expedida en Bogotá, labora en nuestra compañía mediante
contrato de trabajo a término indefinido desde el 15 de enero de 2022,
relación laboral que continúa vigente a la fecha.
La colaboradora desempeña el cargo de COORDINADORA DE PROYECTOS DIGITALES,
con las siguientes funciones principales:
- Gestión y supervisión de proyectos tecnológicos
- Coordinación de equipos de desarrollo
- Elaboración de informes de seguimiento de indicadores
- Comunicación y atención con clientes nacionales e internacionales
Su salario mensual actual es de CINCO MILLONES DE PESOS M/CTE ($5.000.000),
pagados de acuerdo con los artículos 127 y 134 del Código Sustantivo del
Trabajo.
La presente certificación se expide en Bogotá D.C., a los 23 días del mes
de abril de 2026, a solicitud de la interesada para los fines que estime
convenientes.
Cordialmente,
_______________________
CARLOS RAMÍREZ LÓPEZ
Director de Recursos Humanos
Tel: (601) 123-4567 ext. 102
carlos.ramirez@empresa.com.co
Errores comunes que exponen al empleador
Los siete errores más frecuentes en la elaboración de cartas laborales pueden generar reclamos del trabajador, rechazos en entidades receptoras y sanciones laborales. Conocerlos ayuda a evitarlos.
1. Incluir motivos de retiro o despido
La carta laboral no es una referencia. Incluir frases como "se retiró por justa causa" o "fue despedido por incumplimiento" expone al empleador a reclamos por afectación a la reputación del extrabajador y es contrario al propósito del documento.
2. Omitir las funciones del cargo
Algunas empresas solo describen el cargo y el tiempo de servicio, omitiendo las funciones. Bancos y consulados suelen rechazar estas cartas y pedir reemisión.
3. Usar denominaciones de cargo diferentes a las contractuales
Si el contrato dice "Analista Contable Senior" y la carta dice "Contador", la entidad receptora puede cuestionar la autenticidad. El cargo debe coincidir con el del contrato y el reporte de nómina electrónica.
4. Errores en fechas
Fechas mal digitadas crean discrepancias con la historia laboral en Colpensiones, con los registros de aportes parafiscales y con la PILA. Estas discrepancias se descubren en trámites posteriores y generan reclamos.
5. Salario incongruente con la PILA
Si la carta laboral declara un salario distinto al reportado en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes, queda evidencia de posible evasión parafiscal. Este es uno de los hallazgos más comunes de la UGPP en sus auditorías.
6. Falta de firma autorizada
La firma debe ser de un representante con facultades (gerente, director de recursos humanos, persona con poder específico). Cartas firmadas por empleados sin autorización son objeto de rechazo.
7. No dejar copia en el archivo laboral
Cada carta emitida debe quedar en el archivo del trabajador. Si el trabajador reclama posteriormente que lo que se expidió no corresponde, la empresa debe poder demostrar la versión original.
Diferencias entre carta laboral y certificación de ingresos
Estos dos documentos se confunden con frecuencia, pero tienen propósitos distintos:
- Carta laboral. Certifica la existencia de la relación laboral, el cargo, las funciones y el salario básico. Es el documento exigido por el CST.
- Certificación de ingresos y retenciones. Es el documento tributario que certifica los ingresos totales del año (salario, bonos, comisiones, prestaciones) y las retenciones en la fuente practicadas. La DIAN exige que se expida anualmente dentro de los plazos establecidos en el calendario tributario.
Un trámite bancario suele exigir ambos documentos. No son sustituibles. Para la parte tributaria de la certificación de ingresos, conviene revisar cómo se articulan los pagos con el cierre contable mensual.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio para el empleador entregar una carta laboral?
Sí. El artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo establece que entregar certificación laboral al trabajador es una obligación del empleador, tanto durante la relación laboral como al terminarla. El incumplimiento puede acarrear sanciones del Ministerio del Trabajo.
¿Cuánto tiempo tiene validez una carta laboral?
La carta laboral no caduca legalmente, pero las entidades financieras, consulados y empleadores nuevos suelen exigir que tenga una expedición de máximo 30 días. Por eso es recomendable emitirla cada vez que el trabajador la requiera, no reutilizar cartas antiguas.
¿Puede la carta laboral incluir motivos de retiro o despido?
No debe incluirlos. La carta laboral se limita a información objetiva (cargo, fechas, funciones, salario). Incluir motivos de retiro, incluso con justa causa, expone al empleador a reclamos por afectación a la buena reputación del extrabajador y va contra la finalidad del documento.
¿Qué información obligatoria debe contener una carta laboral?
Según el artículo 57 del CST, debe incluir tiempo de servicio, cargo desempeñado, salario devengado y funciones realizadas. También es buena práctica sumar los datos de la empresa (nombre, NIT, ciudad), los datos del trabajador y la firma de un representante autorizado.
¿Cuánto tarda un empleador en entregar una carta laboral?
No hay un plazo expreso en la ley, pero la jurisprudencia considera razonable un máximo de 5 días hábiles desde la solicitud. Demoras injustificadas pueden ser objeto de queja ante el Ministerio del Trabajo.
¿Qué pasa si la carta laboral tiene información incorrecta?
El trabajador tiene derecho a solicitar la corrección inmediata. Información errada en cargo, fechas o salario puede afectar trámites con bancos, entidades pensionales y futuros empleadores, generando responsabilidad del empleador por los daños causados.
Conclusión
La carta laboral es un documento sencillo en apariencia, pero exigente en la práctica. Omitir alguno de los cuatro elementos del artículo 57 del CST o cometer errores en fechas y salario puede generar desde rechazos en trámites hasta responsabilidad legal del empleador.
Para firmas contables que gestionan la nómina de múltiples empresas, la consistencia entre la carta laboral, el contrato, la PILA y la nómina electrónica es la mejor protección ante requerimientos posteriores. Si quieres integrar estos procesos laborales con la contabilidad sin digitación manual, revisa cómo funciona la automatización contable con N1.
Escrito por Felix Crombach, fundador de N1.app, plataforma de automatización contable para firmas de contabilidad en Colombia. Última actualización: 2026-04-23.
Integración con Siigo
