Habilitarse en la DIAN para eventos electrónicos

Guía paso a paso para habilitar a Soluciones Alegra S.A.S como proveedor tecnológico en la DIAN, requisito para enviar eventos electrónicos desde N1.

¿Qué son los eventos electrónicos?

Cuando tu empresa recibe una factura electrónica de un proveedor, la DIAN espera que registres ciertos eventos que confirman el estado de esa factura. Estos eventos electrónicos son acciones formales que el receptor del documento debe reportar ante la DIAN para dejar constancia de lo que ocurrió con la factura recibida.

Existen cuatro tipos de eventos electrónicos:

• Acuse de recibo — confirma que recibiste la factura electrónica.
• Recibo del bien o prestación del servicio — confirma que efectivamente recibiste la mercancía o el servicio facturado.
• Aceptación expresa — indica que aceptas formalmente la factura y sus condiciones.
• Reclamo (rechazo) — indica que rechazas la factura por algún motivo (mercancía defectuosa, valores incorrectos, servicio no prestado, entre otros).

Estos eventos son parte del sistema RADIAN de la DIAN, que regula la circulación de la factura electrónica como título valor en Colombia. Registrar los eventos correctamente no es opcional: es una obligación tributaria que afecta tanto al emisor como al receptor del documento.

N1 te permite enviar estos eventos electrónicos directamente desde la plataforma. Para que esto funcione, tu empresa debe estar habilitada ante la DIAN con Soluciones Alegra S.A.S como proveedor tecnológico. Este es el proveedor que N1 utiliza para transmitir los eventos electrónicos a la DIAN.

¿Por qué necesitas habilitar a Alegra como proveedor tecnológico?

Sin la habilitación, N1 no puede enviar eventos electrónicos en nombre de tu empresa. La habilitación es el proceso mediante el cual registras a Soluciones Alegra S.A.S (también conocido como Al-Anube) como tu proveedor tecnológico de facturación electrónica ante la DIAN. Una vez completado este proceso, N1 tiene la autorización para transmitir eventos electrónicos a través de la infraestructura de Alegra.

Es importante saber que esta habilitación es independiente del software que uses para emitir tus facturas de venta. Si tu empresa ya utiliza otro programa para facturar (por ejemplo, Siigo, World Office o cualquier otro), no necesitas cambiar de sistema. La habilitación de Alegra como proveedor tecnológico es compatible y puede coexistir con otros proveedores. N1 solo necesita esta asociación para gestionar los eventos electrónicos de las facturas que recibes.

Importante: La habilitación ante la DIAN es un requisito obligatorio para enviar eventos electrónicos desde N1. Sin completar este proceso, la funcionalidad de eventos no estará disponible para tu empresa.

Requisitos previos

Antes de comenzar el proceso de habilitación necesitas tener lo siguiente:

• Acceso al portal de la DIAN (Muisca): El representante legal de la empresa o una persona autorizada debe poder ingresar al portal con las credenciales de la empresa.
• NIT de la empresa: El Número de Identificación Tributaria registrado ante la DIAN.
• Correo electrónico registrado en el RUT: La DIAN envía los tokens de acceso al correo que aparece en el RUT de la empresa. Asegúrate de tener acceso a ese correo antes de iniciar el proceso.
• Cuenta en N1 con empresa creada: Si aún no has creado tu empresa en N1, consulta la guía Crear tu empresa.

Paso a paso: habilitar a Alegra en la DIAN

El proceso se realiza en el portal de habilitación de la DIAN y consta de tres pasos. No se requiere solicitar resoluciones de facturación ni rangos de numeración — esos pasos aplican solo para empresas que emiten facturas electrónicas. Para eventos electrónicos, basta con registrarse, asociar el proveedor tecnológico y completar el set de pruebas.

Paso 1: Registrarse en el portal de habilitación

Ingresa al portal de habilitación de la DIAN en la siguiente dirección:

https://catalogo-vpfe-hab.dian.gov.co/User/Login

En la pantalla de inicio de sesión, selecciona el tipo de usuario:

• Si tu empresa es una persona jurídica, selecciona "Empresa" e ingresa el número de cédula del representante legal y el NIT de la empresa.
• Si eres persona natural, selecciona el tipo de documento e ingresa tu número de identificación.

La DIAN enviará un token de acceso al correo electrónico registrado en el RUT de tu empresa. Revisa tu bandeja de entrada (y la carpeta de spam), copia el token y haz clic en "Acceder" para ingresar al portal.

Una vez dentro, navega a "Registro y habilitación" → "Documentos electrónicos". El sistema te pedirá un correo electrónico para la recepción de facturas. Ingresa el correo y haz clic en "Registrar", luego confirma con "Aceptar".

Paso 2: Asociar a Soluciones Alegra S.A.S como proveedor tecnológico

Este es el paso clave del proceso: aquí vinculas a Alegra como el proveedor tecnológico autorizado para transmitir eventos electrónicos en nombre de tu empresa.

Desde el mismo portal de habilitación, navega a "Factura electrónica" → "Asociar modo de operación".

En el campo de modo de operación, selecciona la opción "Software de un proveedor tecnológico" del menú desplegable. Esto indica a la DIAN que tu empresa utilizará el software de un tercero autorizado para gestionar los documentos electrónicos.

En la sección "Datos de empresa y software", busca y selecciona:

• Proveedor: Soluciones Alegra S.A.S
• Software: Selecciona la opción que se relacione con Alegra.

Haz clic en "Asociar" para confirmar la vinculación.

Importante: Debes seleccionar exactamente "Soluciones Alegra S.A.S" como proveedor tecnológico. Este es el proveedor que N1 utiliza para transmitir los eventos electrónicos ante la DIAN. Si seleccionas otro proveedor, N1 no podrá enviar eventos en nombre de tu empresa.

Después de asociar el proveedor, el portal te mostrará los detalles del set de pruebas, incluyendo un código TestSetId. Copia este código — lo necesitarás para el siguiente paso.

Paso 3: Set de pruebas

Con el TestSetId que obtuviste en el paso anterior, se envía un set de documentos de prueba a la DIAN para validar que la conexión con el proveedor tecnológico funciona correctamente. Este envío se realiza a través de la API de Alegra y N1 se encarga de gestionarlo. Una vez que la DIAN acepta el set de pruebas, tu empresa queda habilitada para enviar eventos electrónicos.

El proceso puede tomar algunos minutos. Cuando la DIAN valida exitosamente el set de pruebas, la habilitación está completa y tu empresa puede comenzar a enviar eventos electrónicos desde N1.

Cómo verificar que la habilitación fue exitosa

Una vez completados los tres pasos, puedes confirmar que todo quedó correctamente configurado revisando dos puntos:

1. Proveedor asociado: Ingresa al portal de habilitación (https://catalogo-vpfe-hab.dian.gov.co/User/Login) y confirma que Soluciones Alegra S.A.S aparece como tu proveedor tecnológico asociado en la sección de factura electrónica.

2. Eventos disponibles en N1: Con la habilitación completa, la funcionalidad de eventos electrónicos estará disponible en N1. Podrás enviar acuses de recibo, aceptaciones y reclamos directamente desde la plataforma al revisar tus facturas electrónicas recibidas.

¿Ya estás habilitado con otro proveedor?

Si tu empresa ya emite facturas electrónicas a través de otro proveedor tecnológico (por ejemplo, porque usas otro software para facturar), no necesitas cambiar de sistema. Puedes habilitar a Soluciones Alegra S.A.S como proveedor tecnológico adicional sin afectar tu configuración actual.

En este caso solo necesitas completar los pasos 2 y 3 de esta guía: asociar a Alegra como proveedor en el portal de habilitación y completar el set de pruebas. Como ya estás registrado en el portal de la DIAN (paso 1), puedes ir directamente a la asociación del proveedor.

N1 solo requiere que Alegra esté asociada como proveedor tecnológico para poder enviar los eventos electrónicos. Tu proveedor actual para la emisión de facturas de venta seguirá funcionando sin cambios.

Después de la habilitación

Con la habilitación completa, N1 puede enviar eventos electrónicos en nombre de tu empresa a través de Alegra. Esto significa que cuando revises las facturas electrónicas que recibes de tus proveedores, podrás registrar directamente desde N1 el acuse de recibo, la aceptación o el reclamo correspondiente, sin necesidad de ingresar al portal de la DIAN manualmente.

Este proceso complementa el flujo de importación de documentos que ya conoces. Primero importas tus facturas desde la DIAN (Conectar con la DIAN), luego las revisas en la sección de Facturas electrónicas, y finalmente puedes registrar los eventos electrónicos y causar las facturas en tu software contable.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo toma el proceso de habilitación?

El proceso completo se puede completar en menos de una hora. El paso que más tiempo puede tomar es la recepción del token de acceso por correo electrónico (paso 1) y la validación del set de pruebas por parte de la DIAN (paso 3), que generalmente toma algunos minutos.

¿Qué pasa si mi empresa ya está habilitada para facturación electrónica?

Si tu empresa ya factura electrónicamente, es posible que ya tengas un proveedor tecnológico asociado. Para que N1 pueda enviar eventos electrónicos, necesitas verificar que Soluciones Alegra S.A.S esté registrada como proveedor en el portal de habilitación de la DIAN. Si no lo está, sigue los pasos de la sección ¿Ya estás habilitado con otro proveedor? para agregar a Alegra sin afectar tu configuración actual.

¿Necesito solicitar una resolución de facturación electrónica?

No. Las resoluciones de facturación y los rangos de numeración son necesarios para empresas que emiten facturas electrónicas. Para enviar eventos electrónicos (acuse de recibo, aceptación, reclamo), basta con tener a Soluciones Alegra S.A.S asociada como proveedor tecnológico y haber completado el set de pruebas.

¿Puedo tener varios proveedores tecnológicos habilitados al mismo tiempo?

Sí. La DIAN permite asociar más de un proveedor tecnológico a tu empresa. Esto significa que puedes mantener tu proveedor actual para la emisión de facturas de venta y, al mismo tiempo, tener a Soluciones Alegra S.A.S habilitada para que N1 gestione los eventos electrónicos. Ambas asociaciones funcionan de manera independiente.

¿El enlace de autenticación de la DIAN expira?

Sí. El token de acceso que la DIAN envía por correo electrónico tiene una vigencia limitada de aproximadamente una hora. Si el token expira antes de que completes un paso, debes solicitar uno nuevo ingresando nuevamente al portal de habilitación y repitiendo el proceso de autenticación.

¿Necesito repetir este proceso para cada empresa que administro en N1?

Sí. La habilitación ante la DIAN se realiza por empresa (por NIT). Si administras varias empresas en N1, cada una debe completar su propio proceso de habilitación para que la funcionalidad de eventos electrónicos esté disponible.