Causar facturas en Alegra

Guía completa para exportar y causar tus facturas electrónicas en Alegra desde N1.

¿Qué es la causación en Alegra?

La causación es el proceso de registrar una factura de compra dentro de tu software contable. Cuando recibes facturas electrónicas de tus proveedores, cada una de ellas necesita quedar contabilizada en Alegra con las categorías, métodos de pago e impuestos correspondientes. N1 te permite realizar este proceso directamente desde la plataforma, enviando los datos contables a Alegra sin que tengas que digitar manualmente cada documento.

Si tu empresa utiliza Alegra como sistema contable, esta guía te mostrará cómo conectar la integración y causar tus facturas electrónicas paso a paso.

Requisitos previos

Para causar facturas en Alegra desde N1 necesitas haber conectado previamente tu cuenta de Alegra. A diferencia de otras integraciones, Alegra utiliza credenciales de API que debes obtener desde tu cuenta de Alegra.

Conectar la integración con Alegra

Dirígete a Configuración en el menú lateral izquierdo, y luego selecciona la pestaña Integraciones. Verás las tarjetas de integración disponibles. En la tarjeta de Alegra, activa el interruptor para comenzar el proceso de conexión.

Se abrirá un formulario con dos campos que debes completar:

1. Usuario: tu correo electrónico o nombre de usuario de Alegra.
2. Llave de acceso: tu token de API de Alegra.

Para obtener tus credenciales de API, ingresa en tu cuenta de Alegra y dirígete a https://mi.alegra.com/integrations/api, donde encontrarás tus credenciales de API.

Una vez que las credenciales son validadas correctamente, la integración quedará activa y la columna En Alegra aparecerá en la tabla de facturas electrónicas.

Recuerda que cada empresa puede tener una sola integración contable activa. Si ya tienes otra integración conectada, deberás deshabilitarla antes de activar Alegra.

Causar una factura electrónica en Alegra

El flujo de causación te permite tomar cada factura electrónica que has recibido de tus proveedores y registrarla como un asiento contable dentro de Alegra. Esto resulta especialmente valioso cuando has importado un lote de facturas desde la DIAN y necesitas contabilizarlas de forma eficiente.

1. Ve a Documentos en el menú lateral y selecciona la pestaña Facturas electrónicas.
2. Localiza la factura que deseas causar. Puedes apoyarte en los filtros de la tabla y la barra de búsqueda para encontrarla rápidamente.
3. En la columna En Alegra, haz clic en el botón de sincronización de la factura correspondiente.
4. Se abrirá el modal Causar factura mostrando el número de la factura y el nombre del contacto en el encabezado.

Dentro del modal de causación encontrarás la configuración contable que debes definir para cada factura:

5. En la tabla de mapeo de categorías, asigna a cada línea de la factura la cuenta contable que corresponda en Alegra. Cada ítem puede ser de tipo Producto o Gasto / Cuenta, según cómo lo clasifiques contablemente.
6. Si tu empresa maneja bodegas o centros de costo, asigna los valores correspondientes en los campos disponibles en el modal.
7. Configura los pagos asociados a la factura en la sección de pagos.
8. Si la factura incluye descuentos por línea, puedes activar el toggle Descuento en precio unitario para enviar el precio ya descontado en lugar de exportar el descuento como campo separado. La tabla mostrará columnas dedicadas para que veas cómo quedará el documento antes de enviarlo. La preferencia se guarda por proveedor.
9. Una vez que toda la configuración esté completa, haz clic en el botón Causar en Alegra para enviar la factura.

Si la causación se realiza correctamente, el estado de la columna En Alegra se actualizará para reflejar que la factura ya fue registrada en tu contabilidad.

N1 recuerda tus preferencias

Al igual que con otras integraciones, N1 aprende de las configuraciones que realizas durante la causación. Cuando causas una factura de un proveedor por primera vez y defines las cuentas contables, el método de pago y las retenciones, N1 almacena esas preferencias. En futuras facturas del mismo proveedor, el sistema pre-completará automáticamente las cuentas, categorías y preferencias de pago que usaste anteriormente. Con el tiempo, esto reduce considerablemente el esfuerzo manual de cada causación.

Filtrar por estado de causación

En la parte superior de la tabla de Facturas electrónicas encontrarás un control segmentado con las opciones Causadas y Sin causar. Este filtro es especialmente útil cuando tienes muchas facturas y necesitas identificar rápidamente cuáles ya fueron enviadas a Alegra y cuáles están pendientes de causación.

Catálogo de cuentas en Alegra

Una vez conectada la integración, puedes configurar el mapeo de categorías de N1 con las cuentas contables de Alegra. Accede a la pestaña Catálogo de cuentas desde la página de integración con Alegra (ruta /integrations/alegra/categories). En esta tabla puedes definir qué cuenta contable de Alegra corresponde a cada categoría que usas en N1.

Este mapeo es útil cuando quieres estandarizar las cuentas que se usan durante la causación, ya que permite que N1 sugiera automáticamente la cuenta correcta según la categoría del producto o servicio.