Causar facturas en Siigo

Guía completa para exportar y causar tus facturas electrónicas en Siigo desde N1.

¿Qué significa causar una factura?

Causar una factura es el proceso de registrar una factura de compra en tu sistema contable. Cuando recibes una factura electrónica de un proveedor, esa factura necesita quedar asentada en tu contabilidad con las cuentas, impuestos y métodos de pago correctos. En Siigo, este proceso se conoce como causación y es fundamental para mantener tu contabilidad al día.

N1 te permite causar facturas directamente desde la plataforma, sin necesidad de ingresar a Siigo para digitar manualmente cada documento. Esto ahorra tiempo considerable, especialmente cuando manejas un volumen alto de facturas de proveedores cada mes.

Requisitos previos

Antes de causar tu primera factura, necesitas conectar tu cuenta de Siigo con N1. Esta conexión se realiza una sola vez y permite que N1 se comunique con la API de Siigo para enviar los documentos contables.

Conectar la integración con Siigo

Puedes conectar Siigo de dos formas: desde la página de Inicio, haciendo clic en la tarjeta de Siigo en la sección Integrar plataforma, o desde Configuración > Integraciones, activando el interruptor en la tarjeta de Siigo.

N1 es compatible únicamente con Siigo Nube. Siigo Pyme no ofrece una API pública, por lo que la conexión no es posible.

Se abrirá un formulario solicitando tus credenciales de API de Siigo. Los campos que debes completar son:

Usuario: tu correo electrónico o nombre de usuario de Siigo.
Llave de acceso: tu token de API de Siigo.

En el mismo formulario verás un enlace directo a la página de Siigo donde encontrarás estas credenciales. Si ya tienes tu sesión de Siigo abierta, simplemente haz clic en el enlace y llegarás directamente a la página donde puedes copiar tu usuario y tu llave de acceso (en Siigo: Alianzas > Mi credencial API). Ten en cuenta que el acceso a la API está disponible solo en planes "Profesional independiente" o superiores de Siigo.

Una vez que ingreses tus credenciales, haz clic en "Activar". Si la conexión es exitosa, verás un mensaje de confirmación.

Personalizar la integración

Inmediatamente después de conectar, se abre la ventana "Personaliza tu integración con Siigo" con dos opciones:

Opción automática (recomendada): Ingresa el correo y la contraseña de tu cuenta del portal de Siigo. N1 se conecta directamente al portal de Siigo y descarga automáticamente tu listado de cuentas contables y el movimiento de compras de los últimos 3 meses. El proceso muestra el avance en tiempo real en varios pasos: conexión, descarga de datos e importación. Tus credenciales del portal se guardan de forma encriptada y se utilizan exclusivamente para descargar estos datos.

Opción manual: Si prefieres no conectar tu portal, puedes subir dos archivos de Excel manualmente:

El "Listado de cuentas contables" importa tu catálogo de cuentas para tenerlas disponibles al causar facturas. Verás un enlace directo a la página exacta en Siigo donde descargar este archivo. Puedes volver a subirlo en cualquier momento si agregas nuevas cuentas en Siigo.

El "Movimiento de compras" le permite a N1 aprender de tus causaciones anteriores y sugerirte automáticamente las cuentas correctas para cada proveedor. Te recomendamos elegir un período con muchas causaciones para que la plataforma aprenda lo mejor posible de tu historial.

Sube ambos archivos y haz clic en "Configurar". N1 procesará la información y la integración estará lista para usar.

Una vez configurada, la columna En Siigo aparecerá en la tabla de facturas electrónicas, indicando el estado de causación de cada documento.

Recuerda que cada empresa puede tener una sola integración contable activa. Si ya tienes otra integración conectada, deberás deshabilitarla antes de activar Siigo.

Causar una factura electrónica

El flujo de causación te permite tomar una factura electrónica que ya tienes en N1 y registrarla como un asiento contable en Siigo. Este proceso es particularmente útil después de importar tus facturas desde la DIAN, ya que puedes causarlas una por una con la configuración contable adecuada.

Ve a Documentos en el menú lateral y selecciona la pestaña Facturas electrónicas.
Localiza la factura que deseas causar en la tabla. Puedes usar los filtros y la barra de búsqueda para encontrarla más rápido.
En la columna En Siigo, activa el interruptor de la factura correspondiente.
Se abrirá el modal Causar factura con el número de la factura y el nombre del proveedor en el encabezado.

Comprobante contable o Documento Soporte

Al exportar a Siigo puedes elegir el tipo de documento: un comprobante contable (la causación tradicional) o un documento soporte, usado para compras a proveedores no obligados a facturar. Seleccionas la opción con el control en el modal de exportación y N1 recuerda tu preferencia por cada proveedor.

Cuando eliges documento soporte, el formulario captura los datos propios de este documento: el prefijo y número del documento del proveedor, el método y el valor del pago, la fecha de vencimiento, las retenciones, el descuento y las observaciones. Además puedes activar el envío del documento soporte a la DIAN directamente desde N1.

La selección entre comprobante y documento soporte está disponible tanto para facturas de contratistas como para proveedores internacionales.

Método de pago y comprobante

Lo primero que configuras en el modal es el Método de pago. Aquí seleccionas cómo se pagó esta factura: efectivo, transferencia, cheque, consignación, entre otros. Los métodos disponibles se sincronizan directamente desde tu cuenta de Siigo. Si el método seleccionado requiere una fecha de vencimiento, aparecerá un campo adicional para configurarla.

Luego verifica el Tipo de comprobante que corresponda al documento. Generalmente será "Compra" para la mayoría de los casos. Si el comprobante seleccionado requiere un centro de costos, aparecerá un campo adicional de Centro de costos.

Configurar los ítems: Producto, Gasto o Activo Fijo

La parte más importante del modal es la tabla de ítems de la factura. Para cada ítem necesitas definir su tipo, y hay tres opciones:

Si eliges "Producto", el ítem afecta el inventario en Siigo. N1 toma el código SKU que viene en la factura y busca automáticamente si ese producto ya existe en tu cuenta de Siigo. Si existe, lo usa directamente. Si no existe, N1 lo crea automáticamente a partir de los datos de la factura, sin que tengas que hacerlo manualmente. En ambos casos, N1 utiliza automáticamente el código de cuenta contable que tienes configurado en Siigo para ese producto de inventario, por lo que no necesitas asignar una cuenta manualmente como sí ocurre con el tipo "Gasto".

Si eliges "Gasto", se trata de una salida contable sin impacto en inventario. En ese caso debes seleccionar la cuenta contable correspondiente, tal como lo harías directamente en Siigo.

Si eliges "Activo Fijo", el ítem se registra como un activo fijo en Siigo. En la tabla de mapeo aparecerá un selector para elegir el activo correspondiente de tu catálogo en Siigo. Los activos inactivos se muestran deshabilitados en la lista para que identifiques rápidamente cuáles puedes usar. Al igual que con los demás tipos, N1 recuerda la preferencia por proveedor, por lo que en futuras causaciones del mismo proveedor el activo ya aparecerá sugerido. En Siigo Contador (modo portal) también puedes configurar impuestos, vencimientos y activos fijos con mensajes de error más claros si falta algún dato.

Cuando la factura lo permite, cada línea puede exportarse por unidad o por empaque usando el selector correspondiente en la tabla de ítems.

Si todos los ítems de la factura van a la misma cuenta o comparten el mismo tipo, puedes usar el botón "Aplicar" para asignar la misma configuración a todos los ítems de una sola vez, en lugar de configurar cada línea individualmente.

Descuento en el precio unitario

Cuando una factura incluye descuentos por línea, puedes elegir cómo registrarlos en Siigo con el toggle Descuento en precio unitario. Al activarlo, N1 envía el precio ya descontado en el precio unitario del ítem, en lugar de exportar el descuento como campo separado. La tabla de exportación muestra columnas dedicadas para que veas exactamente cómo quedará el documento antes de enviarlo. La preferencia se guarda por proveedor, así que la próxima vez que causes una factura del mismo proveedor, el toggle aparecerá en el modo que elegiste.

Facturas con varias tarifas de IVA

Algunas facturas (por ejemplo, de combustible) traen más de una tarifa de IVA en el mismo documento. En esos casos N1 puede dividir la factura en líneas por tarifa antes de exportar a Siigo. Asignas la cuenta contable de cada parte y las líneas divididas se muestran en un bloque agrupado en el modal, con el detalle de cada tarifa, para que revises totales e impuestos antes de confirmar.

Facturas con bases excluidas

También puedes exportar a Siigo facturas que incluyen ítems con base excluida. N1 separa cada ítem según su base correspondiente, de modo que cada parte queda contabilizada con la base que le corresponde y la causación queda bien desde el inicio.

Impuestos y retenciones

Los impuestos y las retenciones se seleccionan automáticamente según los datos que vienen en la factura. En la columna "Impuesto" verás el IVA ya asignado, y en la columna "Retención" verás la retefuente si aplica. N1 aplica y sugiere las retenciones a partir de los conceptos de cada documento y de los topes legales vigentes, así no tienes que calcular manualmente cuándo corresponde cada retención. Los impuestos y retenciones disponibles se sincronizan directamente desde tu cuenta de Siigo, lo que significa que si tienes impuestos específicos configurados (como por ejemplo IVA 19% para servicios) puedes seleccionarlos y la plataforma recordará tu elección para futuras causaciones.

Junto a cada impuesto verás el código de cuenta contable que tiene asignado en Siigo, para que verifiques la causación antes de exportar. Y si todos los ítems llevan el mismo impuesto, puedes aplicarlo en bloque desde el encabezado de la columna "Impuesto", sin repetir la selección fila por fila.

Si la factura no incluye alguna retención que necesitas aplicar, puedes agregarla manualmente seleccionándola en la columna "Retención" de cada ítem.

En la parte inferior del formulario encontrarás los interruptores para ReteIVA y ReteICA. Estos se aplican a nivel de toda la factura. Si necesitas activar alguno, simplemente activa el interruptor correspondiente y selecciona el porcentaje adecuado.

Resumen y confirmación

En la sección de resumen verás los impuestos, las retenciones, el subtotal y el total a pagar. También encontrarás un enlace para abrir la factura original y consultarla en cualquier momento.

Un dato importante: si el proveedor de la factura no existe todavía en tu cuenta de Siigo, N1 lo crea automáticamente. No necesitas crearlo manualmente antes de causar la factura.

Cuando todo esté configurado, haz clic en "Causar en Siigo". N1 procesará la exportación en segundo plano, lo que significa que puedes seguir trabajando en la plataforma mientras el documento se envía a Siigo. Si la exportación falla por un error temporal, el sistema reintenta automáticamente. Si el error persiste, N1 te mostrará el motivo del fallo directamente en la columna En Siigo, para que puedas tomar acción. El indicador de reintento desaparece automáticamente una vez que la exportación se completa con éxito.

Si la causación es exitosa, la factura quedará marcada como exportada en la columna En Siigo. Al pasar el cursor sobre el ícono de lupa junto al interruptor, verás el código y el consecutivo de la factura en Siigo. Puedes copiarlos para buscar la factura directamente en Siigo y verificar que todo esté correcto.

N1 aprende de tus configuraciones

Una de las ventajas más importantes del proceso de causación es que N1 recuerda las configuraciones que asignas a cada proveedor. Cuando causas una factura de un proveedor por primera vez y asignas cuentas contables a sus productos, N1 guardará esas preferencias. La próxima vez que recibas una factura del mismo proveedor, el sistema sugerirá automáticamente las mismas cuentas contables, métodos de pago y demás configuraciones. El indicador «Aprendiendo» desaparece cuando todas las líneas de la factura ya tienen una cuenta asignada (incluidas las sugeridas por el historial). Las retenciones ReteICA se interpretan según los valores de la factura electrónica. Con el tiempo, causar facturas se vuelve cada vez más rápido porque la mayor parte de la configuración ya está pre-completada.

Filtrar facturas por estado de causación

Cuando trabajas con un volumen alto de facturas, resulta útil poder distinguir rápidamente cuáles ya fueron causadas y cuáles están pendientes. En la parte superior de la tabla de facturas electrónicas encontrarás un control segmentado con dos opciones: Causadas y Sin causar. Este filtro te permite concentrarte solo en las facturas que aún necesitan ser procesadas, o revisar las que ya fueron enviadas a Siigo.

Exportar facturas de venta (FV) a Siigo

Además de las facturas de compra, N1 también exporta tus facturas de venta electrónicas (FV) a Siigo. Es un tipo de documento distinto a la causación de compras, por lo que el formulario de exportación tiene sus propios campos, aunque el flujo general es el mismo: activas el interruptor en la columna En Siigo, configuras los datos en el modal Exportar factura de venta y confirmas con Exportar a Siigo.

Encontrar tus facturas de venta

Las facturas de venta viven en la misma tabla de Facturas electrónicas, junto a las de compra. Cada factura lleva una etiqueta junto al número de documento: FV para facturas de venta y FC para facturas de compra. Con el control Todas / Compras / Ventas filtras la tabla por tipo de documento. Tus facturas de venta llegan a N1 al importarlas desde la DIAN eligiendo el tipo de documento Facturas de venta.

Datos de la exportación

En el modal configuras el Método de pago y el Tipo de comprobante, que en este caso muestran únicamente las opciones de venta (FV) de tu cuenta de Siigo. Si el comprobante tiene numeración automática en Siigo, el consecutivo se asigna solo. También seleccionas el Vendedor, un campo propio de las facturas de venta: eliges entre los vendedores activos de tu cuenta de Siigo, y si solo tienes uno, N1 lo selecciona automáticamente.

Si el cliente de la factura no existe todavía en tu cuenta de Siigo, N1 lo crea automáticamente, igual que ocurre con los proveedores al causar compras.

Todos los ítems son productos

En una factura de venta, todos los ítems se registran como productos en Siigo, por lo que el formulario no muestra el selector de tipo que conoces de las compras. Cada línea debe quedar asignada a un producto de tu catálogo de Siigo: N1 sugiere el producto según el código que viene en la factura, y si alguna línea queda sin asignar, el campo se marca en rojo y la exportación no continúa hasta completarlo. Si te falta un producto recién creado en Siigo, usa el botón Sincronizar productos para actualizar el catálogo sin salir del modal.

Los impuestos de cada línea vienen preseleccionados según los datos de la factura, y en la barra lateral puedes activar ReteIVA y ReteICA con su tarifa de Siigo, igual que en las compras.

Qué pasa al exportar

La factura se registra en Siigo como documento FV con su consecutivo. Como tu factura de venta ya fue emitida ante la DIAN y tiene su CUFE, N1 no la vuelve a enviar a la DIAN ni genera correos al cliente: solo queda registrada en tu contabilidad. La exportación consume una causación de tu saldo, igual que una factura de compra, y el estado queda reflejado en la columna En Siigo.

Configuración avanzada de Siigo

Una vez conectada la integración, puedes ajustar varios parámetros adicionales desde Configuración > Integraciones > en la tarjeta de Siigo, haz clic en el enlace de configuración. Esto te llevará a la página de ajustes de Siigo.

Catálogo de cuentas

En la pestaña Catálogo de cuentas de la página de integración con Siigo (accesible desde la ruta /integrations/siigo/categories), puedes mapear las categorías de N1 a las cuentas del plan contable de Siigo. Esta configuración determina qué cuentas contables se asignan por defecto cuando causas facturas de ciertos tipos de productos o servicios.

Prefijo de facturas

En la sección Prefijo de facturas puedes configurar el prefijo que se utilizará para las referencias de tus facturas en Siigo. El prefijo se incluirá automáticamente en la generación de referencias. Si no configuras un prefijo, N1 generará uno automáticamente.

Tolerancia

La sección Tolerancia te permite definir un margen de diferencia aceptable entre el total de una factura y los cálculos de Siigo. En ocasiones, las causaciones pueden fallar porque existen pequeñas diferencias de redondeo entre los totales. Al configurar un valor de tolerancia (en pesos colombianos), le indicas a N1 que acepte el total propuesto por Siigo siempre y cuando la diferencia sea menor al valor establecido.

Bodegas

Para trabajar con bodegas, primero debes activar las bodegas en la configuración de tu integración de Siigo Nube. Una vez activadas, podrás asignarlas a tus documentos al momento de exportar.

Puedes definir una bodega por defecto que N1 asignará automáticamente en compras compatibles con control de inventario en Siigo, para que no tengas que seleccionarla en cada exportación.

Además, N1 preselecciona la bodega por ti con ayuda de inteligencia artificial: revisa cada factura en busca de pistas sobre la bodega correspondiente y, si las encuentra, la deja seleccionada de antemano para que tengas que ajustar menos. Por ahora esta función está disponible para Siigo Nube.

Sincronización de datos

Si has agregado nuevos métodos de pago, tipos de documento, centros de costo, bodegas o impuestos en tu cuenta de Siigo, puedes actualizar esos datos en N1 desde la sección Sincronización de datos sin necesidad de reconectar la integración.

Solución de problemas

Si en la tarjeta de Siigo dentro de Configuración > Integraciones aparece una alerta de Credenciales inválidas, significa que las credenciales de API dejaron de funcionar. Esto puede ocurrir si cambiaste tu contraseña en Siigo, si regeneraste tu llave de API o si tu plan de Siigo dejó de incluir acceso a la API. Para resolverlo, haz clic en el interruptor de la tarjeta de Siigo para volver a ingresar tus credenciales actualizadas.

Facturas con descuento global

Si una factura contiene un descuento global, N1 mostrará un aviso informativo al momento de causar. Esto se debe a que la API de Siigo no ofrece un endpoint para registrar descuentos globales. En este caso, la factura se envía a Siigo sin el descuento global aplicado. Para que tu contabilidad quede correcta, deberás ajustar el descuento manualmente directamente en Siigo después de la causación.