Importación automática DIAN

Activa la sincronización nocturna para que N1 traiga tus documentos de la DIAN sin pedir el enlace manualmente.

La importación automática DIAN permite que N1 solicite el acceso a la DIAN, espere el token que llega a tu correo conectado y descargue los documentos nuevos de forma automática. El proceso corre una vez al día en la madrugada; normalmente se ejecuta alrededor de las 2:00 a. m.

Para activarla necesitas una empresa creada en N1, el NIT registrado en los datos de la empresa, la cédula del representante legal y una cuenta de correo conectada. Ese correo debe ser el mismo al que la DIAN envía el token de acceso.

Conectar el correo

En el menú lateral entra a Configuración y abre la pestaña Correos conectados. En la tarjeta Correos conectados, haz clic en Conectar primera cuenta si todavía no tienes correos vinculados, o en Conectar cuenta si ya tienes alguno.

N1 muestra el modal Conectar cuenta de correo. Allí puedes elegir Gmail / Google Workspace si está disponible para tu cuenta, o IMAP (GoDaddy, Hostinger, Titan y otros) para correos corporativos. Outlook aparece como opción, pero actualmente está marcado como Próximamente.

Si eliges Gmail, se abre la autorización de Google. Si eliges IMAP, selecciona tu proveedor, escribe el correo, la contraseña y, si usas configuración manual, el servidor IMAP y el puerto. Al conectar, N1 usa el correo para leer adjuntos y recibir el token de la DIAN; no almacena el contenido de tus mensajes.

Activar la importación automática

En la misma pestaña Correos conectados, baja a la tarjeta Importación automática DIAN. Activa el interruptor Activar importación automática.

Si tienes varias cuentas conectadas, selecciona la Cuenta de correo que recibe el token. Si cambias esa cuenta mientras la automatización está activa, N1 te pedirá confirmar con Sí, cambiar y sincronizar, porque el cambio inicia una nueva sincronización con ese correo.

Si la tarjeta aparece bloqueada, revisa el mensaje de ayuda:

• Si falta el NIT, actualiza los datos de la empresa o sube el RUT.
• Si falta la cédula del representante legal, escríbela en el campo que aparece debajo del aviso.
• Si no hay correo conectado, primero conecta una cuenta en la sección superior.

Activarla desde el importador DIAN

También puedes entrar desde Inicio. En la sección de importación DIAN, abre Importar documentos de la DIAN. Debajo del botón Importar documentos verás Activar imports automáticos.

Ese botón solo se puede usar si ya tienes un correo conectado. Si no tienes correo, N1 muestra el mensaje: Conecta un correo en Configuración → Correos conectados para activar los imports automáticos.

Qué importa N1 cada noche

La primera importación automática trae documentos desde el 1 de enero del año actual. Después de eso, cada sincronización continúa desde donde terminó la anterior y trae documentos nuevos hasta el día actual.

Durante el proceso, N1 pasa por estos estados: En cola, Conectando, Esperando, Importando y Completada. Puedes revisar el historial en la tarjeta Importación automática DIAN. Si una sincronización está en curso, espera a que termine o cancélala antes de cambiar la configuración.

Dónde aparecen los documentos

Los documentos importados quedan disponibles en la Bandeja de entrada para revisión. Desde allí puedes aceptar, rechazar o procesar documentos en lote. Una vez aceptados, aparecen en las secciones correspondientes: Facturas electrónicas, Notas crédito, Cuentas de cobro o Archivos importados, según el tipo de documento.