Contactos
Administra tus clientes y proveedores en un solo lugar.
La sección de Contactos centraliza la información de todos los proveedores, contratistas y terceros con los que tu empresa tiene relación comercial. N1 crea y mantiene estos registros de forma automática a medida que importas documentos: cada vez que una factura electrónica, cuenta de cobro o factura internacional trae un proveedor nuevo, el sistema genera un contacto con los datos disponibles. También puedes crear contactos manualmente cuando lo necesites.
Accedes a esta sección desde el menú lateral haciendo clic en "Contactos".
La tabla de contactos
La tabla presenta la información esencial de cada contacto en cuatro columnas. La columna "Nombre" muestra la razón social o nombre del contacto como un enlace clickeable que te lleva a su vista de detalle. La columna "Tipo documento" indica el tipo de identificación del contacto (NIT, cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, etc.). La columna "Documento" muestra el número de identificación correspondiente. La columna "Tipo persona" distingue entre persona natural y persona jurídica.
Esta información proviene directamente de los documentos importados. Cuando sincronizas con la DIAN, las facturas electrónicas contienen los datos fiscales completos del proveedor, lo que permite que N1 genere registros de contacto con información precisa y actualizada.
Crear un contacto manualmente
Si necesitas registrar un contacto que aún no tiene documentos asociados en la plataforma, puedes hacerlo con el botón "Nuevo contacto" ubicado en la esquina superior derecha de la tabla. Al hacer clic, se abre un formulario donde ingresas los datos del contacto: nombre, tipo y número de documento, tipo de persona y demás información relevante.
Esta funcionalidad es útil cuando vas a comenzar una relación comercial con un nuevo proveedor y quieres tener su información registrada antes de recibir el primer documento, o cuando necesitas complementar datos que el sistema no pudo extraer automáticamente.
Búsqueda y filtros
La tabla incluye un campo de búsqueda "Nombre..." que filtra los contactos a medida que escribes. También puedes filtrar por tipo de persona para ver, por ejemplo, solo las personas jurídicas o solo las personas naturales.
Los filtros de contactos son especialmente útiles cuando tu base de proveedores crece, ya que permiten localizar rápidamente a un contacto específico entre potencialmente cientos de registros.
Vista de detalle
Al hacer clic en el nombre de un contacto, accedes a su vista de detalle donde encontrarás toda la información registrada en una tarjeta resumen. Esta vista consolida los datos fiscales del contacto: tipo de persona, nombre, tipo y número de documento, ciudad, dirección, correo electrónico y teléfono.
También puedes indicar si un contacto es cliente, proveedor, o ambos, usando los interruptores "Es cliente" y "Es proveedor". Desde aquí puedes editar cualquier dato si necesitas corregir o complementar la información. Los cambios que realices se reflejarán en todos los documentos asociados a ese contacto.
Saldo por tercero
El saldo acumulado por tercero es una pieza central de la contabilidad colombiana: cada cuenta por cobrar o por pagar debe poder desglosarse por NIT para cumplir con la información exógena de la DIAN y para que la conciliación bancaria funcione correctamente. Sin un saldo por tercero confiable, es imposible identificar pagos parciales, retenciones aplicadas o movimientos sin cruzar.
- Total facturado vs. total pagado — cuánto se ha facturado y cuánto se ha recibido o abonado realmente.
- Retenciones practicadas — ReteICA, ReteIVA y Retefuente aplicadas, que reducen el saldo neto.
- Notas crédito aplicadas — ajustes que disminuyen el monto pendiente.
- Saldo pendiente — el neto resultante (facturado − pagado − retenciones − notas crédito).
Configuración de exportación de Siigo
Si tienes la integración con Siigo activa, al hacer scroll hacia abajo en la vista de detalle de un contacto encontrarás la sección "Configuración de exportación de Siigo". Esta sección te permite definir cómo se manejan las retenciones para este proveedor específico, lo que ahorra tiempo considerable porque la configuración se aplica automáticamente cada vez que causas una factura de este proveedor.
Para cada tipo de retención — ReteIVA, ReteICA y Retefuente — tienes tres opciones:
"Según factura" usa los datos que vienen en la factura original. Es la opción por defecto y funciona bien cuando las facturas del proveedor siempre incluyen la información de retenciones correcta.
"Siempre aplicar" aplica la retención seleccionada sin importar lo que diga la factura. Esto es útil cuando sabes que a este proveedor siempre le aplicas una retención específica, independientemente de si la factura la incluye o no. Al seleccionar esta opción, aparecerá un selector donde eliges la tarifa de retención correspondiente.
"Nunca aplicar" desactiva la retención para este proveedor, aunque la factura la contenga. Útil cuando sabes que este proveedor está exento de ciertas retenciones.
Configurar bien las retenciones de tus proveedores frecuentes te permitirá causar facturas mucho más rápido, ya que no tendrás que ajustar manualmente las retenciones en cada causación.
Exportación a Excel
Si necesitas un listado de tus contactos en formato Excel, puedes seleccionar los contactos deseados usando las casillas de verificación. Al hacerlo aparece una barra de acciones flotante en la parte inferior de la pantalla con el conteo de seleccionados y la opción de exportación, que abre el selector de plantilla de tipo "Contacto" para definir qué campos se incluyen y en qué orden aparecen en el archivo generado. También puedes exportar todo el listado sin seleccionar contactos específicos, utilizando el botón de exportación disponible en la barra superior de la tabla.