Bandeja de entrada

Importa facturas automáticamente conectando tu correo electrónico a N1.

La Bandeja de entrada es la sección donde llegan todos los documentos que ingresan a N1, ya sea desde tu correo electrónico, desde la DIAN o por carga manual. Accedes a esta vista desde el menú lateral haciendo clic en "Entrada". Junto al nombre verás un badge con la cantidad de documentos nuevos pendientes de revisión.

Conectar tu correo electrónico

Para recibir facturas automáticamente desde tu correo, primero debes conectar una cuenta de email. Ve a Configuración > Cuentas de correo (ruta /settings/email-accounts).

Actualmente puedes conectar cualquier cuenta que soporte IMAP. N1 incluye configuraciones predefinidas para proveedores como GoDaddy, Zoho Mail, Yahoo, iCloud, GMX, Web.de, T-Online, IONOS, entre otros. Si tu proveedor no está en la lista, puedes configurar los datos IMAP manualmente.

Gmail y Outlook estarán disponibles próximamente.

Configurar una cuenta

Al agregar una cuenta de correo, puedes configurar:

Empresa asignada: Elige si la cuenta sincroniza documentos para todas tus empresas (auto-asignación por NIT) o solo para empresas específicas.
Auto-aceptar documentos: Activa esta opción para que los documentos cuyo NIT del emisor coincida exactamente con el NIT de la empresa asignada se acepten automáticamente, sin necesidad de revisarlos uno a uno.

Privacidad

N1 no lee tus correos. Solo se analizan los archivos adjuntos para identificar documentos de facturación. El contenido de tus emails no se almacena ni se procesa. Tus credenciales se guardan de forma encriptada.

La tabla de entrada

La tabla muestra todos los documentos recibidos con las siguientes columnas:

Estado: Indica si el documento es Nuevo, Importado, Duplicado, Rechazado o tiene Error. Los documentos nuevos muestran un botón "Aceptar" para importarlos.
Origen: De dónde proviene el documento — Email, DIAN o Manual.
Tipo: El tipo de documento detectado — Factura electrónica, Nota crédito, Cuenta de cobro, Factura internacional, Extracto o PDF.
Emisor: Nombre y NIT del proveedor que envió el documento.
Receptor: Nombre y NIT del receptor. Un ícono verde indica que el NIT coincide con tu empresa.
No. Factura: Número de la factura.
Total: Monto total del documento.
Correo origen: La dirección de email de donde llegó el documento.
Recibido: Fecha en que se recibió.
Archivo: Enlace para previsualizar el documento en PDF.

Filtros

Puedes filtrar los documentos por:

Búsqueda de texto: Busca por nombre del emisor, NIT, número de factura, correo o nombre de empresa.
Estado: Todos, Nuevos, Importados, Duplicados, Rechazados o Error.
Tipo de documento: Factura electrónica, Nota crédito, Cuenta de cobro, etc.
Origen: Email, DIAN o Manual.
Rango de fechas: Filtra por fecha de recepción.
Ocultar importados: Activado por defecto, muestra solo los documentos pendientes.

Acciones

Aceptar documentos

Para importar un documento nuevo, haz clic en el botón "Aceptar" en la columna de estado. El documento pasará a la sección correspondiente (facturas electrónicas, notas crédito, etc.) y quedará marcado como "Importado".

Acciones masivas

Selecciona varios documentos con las casillas de verificación para realizar acciones en lote:

Importar: Acepta todos los documentos seleccionados.
Rechazar: Rechaza los documentos seleccionados.
Eliminar: Elimina los documentos con doble confirmación.

Sincronización

Desde la página de cuentas de correo puedes sincronizar manualmente en cualquier momento. Selecciona el período de sincronización: Hoy, Últimos 3 días, 7 días, 14 días o 30 días.

Durante la sincronización verás el progreso en dos fases:

"Buscando emails..." — N1 se conecta al servidor de correo y descarga los emails.
"Procesando X de Y adjuntos" — N1 analiza los archivos adjuntos para identificar documentos de facturación.

La primera sincronización incluye automáticamente los últimos 30 días de correos. Para importar documentos de períodos anteriores, utiliza la importación desde la DIAN.

En el dashboard

En la pantalla de Inicio verás una tarjeta de "Importación por email" que muestra un resumen rápido: cuentas activas, cuentas con error, progreso de sincronización actual y cantidad de documentos pendientes. Desde ahí puedes sincronizar directamente o navegar a la bandeja de entrada.