Reportes

Arma reportes con los campos que necesitas, parte de los reportes estándar de N1 y prográmalos por correo.

La sección de Reportes te permite armar los archivos Excel que necesitas con la información de tus documentos: eliges los campos, los agrupas, revisas una vista previa con tus datos reales y descargas el resultado en Excel o CSV. También puedes programar un reporte para recibirlo por correo cada semana, cada mes o cada bimestre.

Accedes a esta sección desde el menú lateral haciendo clic en "Reportes".

Dos tipos de reporte

Cada reporte es una plantilla reutilizable de uno de estos dos tipos:

Por rango de fechas: toma los documentos de toda la empresa en un período, por ejemplo el mes anterior o el bimestre en curso. Lo descargas desde Reportes eligiendo las fechas, y es el único tipo que puedes programar.
Documentos seleccionados: se genera con los documentos que marcas en una tabla de Documentos o de Contactos. Cada reporte de este tipo sirve para un tipo de documento: facturas de compra, facturas de venta, notas crédito, cuentas de cobro, facturas internacionales o contactos. Cómo usarlos está en Exportar documentos a Excel.

La lista de reportes

La tabla muestra los reportes que puedes usar en la empresa activa, con las columnas "Nombre", "Tipo", "Último uso", "Programación", "Creada por" y "Acciones". En "Creada por" aparece "N1" cuando se trata de un reporte estándar. Arriba de la tabla buscas un reporte por nombre y filtras la lista con "Todos", "Por rango de fechas", "Documentos seleccionados" o "Estándar N1".

Los reportes que creas están disponibles en todas tus empresas, no solo en la empresa donde los creaste. Los demás usuarios de la empresa también ven los reportes creados en ella.

En cada fila tienes estas acciones:

Descargar Excel: en los reportes por rango de fechas eliges el período ("Mes en curso", "Mes anterior", "Bimestre anterior", "Trimestre en curso", "Año anterior", entre otros, o "Personalizado…") y el archivo se genera enseguida. En los reportes de documentos seleccionados, el ícono te lleva a la tabla de documentos correspondiente para que elijas qué exportar.
Editar o Ver: abre el reporte en el editor. Los reportes estándar se abren en modo consulta.
Duplicar: crea una copia con el sufijo "(copia)" que puedes modificar libremente.
Eliminar: borra el reporte. Solo aparece en los reportes que puedes editar, nunca en los estándar.

Reportes estándar de N1

N1 incluye reportes listos para usar:

Por rango de fechas: "Reporte mensual para el contador", "Relación de IVA descontable", "Ventas por cliente", "Pendientes por causar", "Facturas enviadas al software contable" y "Eventos DIAN".
Documentos seleccionados: "Relación de facturas", "Líneas por producto", "Relación de ventas", "Líneas de ventas por producto", "Relación de notas crédito", "Relación de cuentas de cobro", "Relación de facturas del exterior" y "Relación de contactos".

Los reportes estándar no se pueden modificar. Para adaptar uno, ábrelo y haz clic en "Editar una copia", o usa "Duplicar" desde la lista: N1 crea tu propia versión y la abre en el editor.

Los reportes estándar de retenciones, exógena, cuentas por pagar y acuses de recibo ya no están disponibles. Puedes armarlos como reporte propio con los campos que necesites. Para los acuses, el reporte estándar "Eventos DIAN" muestra los eventos registrados por mes, por origen y en detalle.

Crear un reporte

En Reportes, haz clic en "Nuevo reporte".
Elige "Por rango de fechas (toda la empresa)" o, en "Desde documentos seleccionados en Documentos", el tipo de documento: "Facturas de compra", "Facturas de venta", "Notas crédito", "Cuentas de cobro", "Facturas internacionales" o "Contactos".
N1 crea el reporte con el nombre "Nuevo reporte" y lo abre en el editor. Haz clic en el nombre para cambiarlo.

Los usuarios con rol Solo lectura pueden descargar reportes, pero no crearlos ni editarlos.

El editor de reportes

El editor muestra una vista previa con tus datos reales: en los reportes por rango de fechas, con los documentos del período elegido; en los de documentos seleccionados, con tus últimos documentos o con los que seleccionaste. Los cambios se guardan solos mientras trabajas.

Hojas: un reporte puede tener varias hojas, que ves como pestañas en la parte inferior. Desde el nombre de cada hoja eliges su "Fuente" (por ejemplo facturas de compra, líneas de facturas de compra, facturas de venta, notas crédito, cuentas de cobro, eventos DIAN, desglose contable o un resumen general), su "Base de fecha" y opciones del archivo como "Fila de totales", "Autofiltro" o "Congelar encabezado".
Campos: abre el panel "Campos" y arrastra a la vista previa los campos que quieres como columnas, o haz clic en ellos para agregarlos al final. Arrastrando las columnas cambias su orden.
Columnas: haz clic en el encabezado de una columna para cambiar su "Título", su "Formato" o su "Ancho", duplicarla o quitarla.
Agrupar: con "Agrupar por" resumes la hoja por un campo, por ejemplo por proveedor, por tarifa de IVA, por mes o por cuenta contable. En una hoja agrupada eliges la "Agregación" de cada columna numérica: suma, primero, mínimo o máximo.
Filtro: limita la hoja a un grupo de documentos, por ejemplo "Solo pendientes por causar", "Con retefuente" o "Sin acuse de recibo".

Cuando el reporte está listo, haz clic en "Descargar Excel". En la flecha junto al botón también descargas el "CSV de la hoja actual" o vuelves a bajar los archivos de "Generaciones recientes". Si el reporte es grande, N1 lo genera en segundo plano, te avisa en la plataforma cuando está listo y te lo envía por correo.

Programar un reporte

Los reportes por rango de fechas pueden llegar solos a tu correo. En el editor, haz clic en "Programar" y define:

Frecuencia: mensual, bimestral o semanal.
Día del mes: el día en que se envía, o el día de la semana si la frecuencia es semanal.
Cobertura: "Mes anterior", "Mes en curso a la fecha" o "Bimestre anterior".
Base de fecha: "Fecha de emisión", "Sincronización en N1" o "Causación".
Destinatarios: uno o varios correos separados por coma. Por defecto viene el tuyo.

Guarda con "Guardar". El botón cambia a "Programado" y la lista de reportes muestra la frecuencia en la columna "Programación". Para pausar el envío, desactiva "Activo"; para eliminar la programación, usa "Quitar".